アルバイトのシフト調整｜就活と重なるとき

01提出前に伝える

後からでは難しくなります。

シフトは、提出された希望をもとに全員分をまとめて組む形が一般的です。組み終わった後に一人分が変わると、その穴を埋めるために他の人の予定も動かすことになります。提出前であれば、最初から不在を前提に組めます。同じ内容を伝えるのでも、時期が違うだけで相手の作業量が変わります。就活の予定は、案内が届いた時点で分かっていることが多くあります。分かった時点で共有しておけば、提出のタイミングに間に合います。

なお、シフトの提出期限は勤務先によって異なります。いつまでに出すのか、どの期間分を出すのかを把握しておけば、就活の予定と照らす時期も決まります。期限が分からない場合は勤務先に確認してください。

02伝える四点

整理してから伝えてください。

四点を伝える際は、口頭だけでなく、共有できる形で残しておくと確実です。日付を含む内容は、記憶だけでは正確に伝わりません。勤務先の連絡方法が決まっている場合は、その方法に従ってください。書き出す作業は、自分の予定を整理する作業でもあります。整理してから伝えると、話す時間も短く済みます。分からない部分を分からないまま伝えるのは問題ありませんが、推測を確定のように伝えないでください。

03確定している日付

先に伝えてください。

確定している日付を伝える際は、選考の時間だけでなく、移動と前後の時間も見込んでください。半日で済むのか、一日かかるのかによって、その日に入れるかどうかが変わります。遠方の場合は前日や翌日にも影響することがあります。この区別が伝わると、組む側も判断しやすくなります。複数の日程が決まっている場合は、一覧にしてまとめて伝えてください。後から一件ずつ追加すると、そのたびに組み直しになります。

なお、選考の日程は先方の都合で変更されることもあります。変更があった場合は、その時点で勤務先にも伝えてください。

04未定の期間

可能性として伝えてください。

未定の期間を伝えることには意味があります。確定していなくても、「この期間に予定が入る可能性がある」と分かっていれば、組む側は余裕を持たせて組めます。逆に、何も伝えずに後から変更を申し出ると、その余裕がない状態で調整することになります。ただし、可能性として伝えたものを確定のように扱われないよう、未定であることは明確にしてください。決まった時点で更新すれば、双方の認識が揃います。

05入れる日を示す

休みだけ伝えないでください。

入れる日を示すと、調整の話が具体的になります。休みの希望だけを伝えると、組む側は残りの日をすべて空きとして扱うか、全体を組み直すかの判断になります。入れる日が分かっていれば、その日を前提に組めます。ただし、示した日に実際に入れることが前提です。無理な日を挙げて後から変更すると、かえって調整が増えます。実際に入れる範囲で示してください。決定は勤務先が行います。

入れる日を示す際は、時間帯も併せて伝えると調整の幅が広がります。一日は無理でも、特定の時間帯なら入れることがあります。

06まとめて伝える

小刻みにしないでください。

まとめて伝えるためには、自分の予定が一か所に集まっている必要があります。就活の日程、授業、アルバイトの希望を一つの表に並べておけば、そのまま伝えられる形になります。表がないと、思い出すたびに一件ずつ伝えることになります。表を作る作業は最初に一度で済み、以後は新しい予定を書き足すだけです。小刻みな連絡が続くと、相手も全体像を把握できません。

07伝え方

事実を簡潔に。

伝える相手は、シフトを組む担当です。担当以外に伝えても、組む段階で反映されないことがあります。誰に伝えるかが分からない場合は、勤務先で確認してください。伝える内容は事実を簡潔にまとめれば足ります。理由を詳しく説明する必要はありませんが、事実と異なる理由を述べないでください。後から訂正が必要になったときに、説明が難しくなります。伝えた内容は記録してください。

08取り決めを確認する

書面を見てください。

書面を確認する目的は、取り決めがどうなっているかを知ることです。シフトの決め方、変更の申し出方法、休みの扱いが記載されていることがあります。記載があれば、それが前提になります。記載がない場合は、勤務先に確認してください。なお、本記事では取り決めの内容や適法性を一切判断せず、法的助言も行いません。書面が手元にない場合は、交付を受けているか確認してください。保管しておくと、後で参照できます。

09提出後に入ったとき

すぐ連絡してください。

提出後に予定が入った場合、時間が経つほど調整が難しくなります。すでに他の人のシフトも確定しているためです。分かった時点ですぐ連絡してください。変更の申し出方法が決まっている場合は、その方法に従ってください。決まっていない場合も、担当に直接伝えてください。連絡した日時と内容は記録してください。放置すると、当日になって対応することになります。

10急な日程

分かった時点で伝えてください。

急な日程が入ることは避けられない場合があります。その場合も、連絡の内容は同じです。日時と時間帯を伝え、代わりに入れる日があれば併せて伝えてください。調整できるかどうかは勤務先の状況によります。本記事では可否を判断しません。なお、急な日程が繰り返される場合は、選考の管理方法を見直すと減ることがあります。予定を把握できていないと、直前まで気づけません。

11代わりを探すか

取り決めを確認してください。

代わりの人を探す方法や、そもそも探す必要があるかは、勤務先によって異なります。取り決めが書面にある場合はその記載を、ない場合は勤務先に確認してください。自分で判断して動くと、手順と食い違うことがあります。本記事では方法を断定しません。また、代わりを探す場合も、連絡の方法が決まっていることがあります。手順を確認してから進めてください。

12収入が減るとき

先に見込んでください。

収入の変化は、シフトを減らす前に見込んでおく方が対応しやすくなります。支出の予定がある月と重なると、影響が大きくなります。就活には移動や書類の費用がかかることもあり、収入が減る時期と重なる場合があります。事前に分かっていれば、他の支出の時期をずらすなどの調整ができます。本記事では金額や収入の目安を一切示しません。管理は自分の状況で行ってください。

収入の見込みが立たない場合、大学の学生支援窓口で相談できることがあります。制度の有無や内容は大学によって異なるため、確認先は所属大学です。

13一時的に減らす

期間を伝えてください。

一時的に減らす場合、期間が明確であるほど調整しやすくなります。「就活が終わるまで」という伝え方だと、終わりが分かりません。「この時期まで」「週に何回」と具体的に示してください。見込みが変わった場合は、その時点で更新すれば足ります。受け入れられるかどうかは勤務先が判断します。取り決めがある場合は、その記載も確認してください。

14辞める場合

取り決めを確認してください。

辞める場合の手続きは、雇用契約書や就業規則に記載されていることがあります。申し出の時期や方法が定められている場合は、その記載を確認してください。本記事では手続きの適法性や妥当性を一切判断せず、法的助言も行いません。取り扱いに疑問がある場合や、記載と実際の運用が違うと感じる場合は、労働局の総合労働相談コーナーにご相談いただけます。法令の解釈が必要な場合は弁護士にご相談ください。

15扱いに疑問があるとき

相談先があります。

相談の窓口は、深刻な状況でなければ利用できないというものではありません。取り扱いに疑問がある段階でも相談できます。労働局の総合労働相談コーナーは無料で、全国に設置されており、予約なしで利用できる場合があります。所在地や受付時間は、都道府県労働局の案内でご確認ください。本記事では適法性や妥当性を一切判断しません。法令の解釈が必要な場合は弁護士にご相談ください。

16記録しておく

やり取りを残してください。

記録する内容は、日付、伝えた内容、返された内容、確定したシフトの四つです。口頭のやり取りは記憶だけでは正確に残らず、時間が経つと認識がずれます。記録があれば、後から確認できます。また、雇用契約書や労働条件通知書は、交付を受けたら保管してください。取り扱いに疑問が生じたとき、書面がないと確認のしようがありません。保存の場所は一か所にまとめてください。

記録の形式は、日付と内容が並ぶ形であれば十分です。凝った形式にする必要はありません。続けられる形を選んでください。

17学業との関係

三つを重ねて見てください。

三つの予定を一つの表に並べると、どこに余裕があり、どこが詰まっているかが見えます。別々に管理していると、重複に気づくのが直前になります。卒業要件に関わる授業や試験は、特に優先して確認してください。ただし、何を優先すべきかについて本記事では判断しません。状況は人によって異なります。表を作れば材料は揃うため、判断は自分で行ってください。

18やらない方がいいこと

いくつかあります。

ここに挙げた項目は、いずれも相手や他の人の時間に影響するものです。無断で休む、提出後に小刻みに変更する——どれも、受ける側が短時間で対応せざるを得ない状況を作ります。提出前にまとめて伝えることが、結果として双方の負担を減らします。また、事実と異なる理由は、後から訂正が必要になったときに説明が難しくなります。伝える内容は事実に限ってください。

19相談できる窓口

内容で分かれます。

どの窓口に相談するかは、内容によって分かれます。シフトの調整は勤務先、取り扱いへの疑問は労働局、法令の解釈は弁護士、学生生活の相談は大学の学生支援窓口という分け方が目安になります。大学の窓口が扱う範囲は大学によって異なるため、分からない場合は最初に問い合わせた窓口で聞いてください。相談は早い時期ほど選べる方法が多くなります。

20考え方の基本

早く、まとめて、事実を。

そして、シフトの決め方や変更の可否について、本記事では一切判断していません。書面の記載をご確認ください。

手順は三つです。提出前にまとめて伝える、休みと入れる日の両方を示す、やり取りを記録する。この流れに沿えば、調整の材料は揃います。揃わないのは、勤務先が実際にどう対応するかという点だけで、それは勤務先によって異なります。本記事では判断しません。取り決めは書面の記載を確認し、記載がない点は勤務先に確認してください。疑問がある場合は相談先があります。

21よくある質問

22まとめ｜提出前にまとめて伝えてください

時期が大切です。提出後の変更は他の人のシフトにも影響し、確定後はさらに難しくなります。

伝えるのは四点。予定が入る時期、確定している日付、未定だが可能性がある期間、入れる日。

入れる日も示してください。休みたい日だけでは調整の材料になりません。実際に入れる範囲で示してください。

伝えるのは事実です。事実と異なる理由を述べないでください。やり取りは記録してください。

最後に。シフトの決め方、変更の可否、休みの扱いについて、本記事では一切判断・断定していません。また、労働条件や制度の適法性についても判断せず、法的助言を行うものではありません。取り決めは雇用契約書・労働条件通知書・就業規則の記載をご確認ください。疑問がある場合は労働局の総合労働相談コーナー（無料・全国・予約なしで利用できる場合があります）に、法令の解釈は弁護士にご相談ください。