大学の学園祭の楽しみ方・関わり方｜実行委員は何をする？

01学園祭とは

大学が行う公開行事です。

学園祭は、多くの大学で最も規模の大きい学生行事です。来場者は学内の学生だけでなく、近隣の住民や高校生、卒業生など学外にも及びます。そのため、通常の学内活動より準備の手順が多く、大学側との調整も必要になります。関わる立場によって見える景色がまったく違う行事でもあり、実行委員として運営する人と、見に行くだけの人とでは、同じ日を過ごしていても経験の内容は別のものになります。

なお、学園祭に関わることが就職活動で有利になる、といった説明を見かけることがありますが、そう断定できる根拠はありません。関わった経験をどう受け止めるかは人によって違います。就職のために参加する、という動機で負担の大きい役割を引き受けると、途中でつらくなることがあります。自分がやりたいかどうかで決めてください。

また、学園祭には地域との接点という側面もあります。近隣の住民が来場する大学では、騒音や交通、ごみの扱いについて配慮が求められます。学内だけで完結する行事ではないという前提は、企画を考えるうえで押さえておいてください。

02時期と規模

大学によって違います。

日程は年度の早い段階で決まっていることが多く、学年暦に記載されています。帰省や旅行、アルバイトの予定を立てる前に確認しておくと、あとから調整する手間が省けます。また、準備や片付けのために前後の日が休講になる大学もあります。

規模の大きい大学では、来場者が数万人に及ぶこともあります。一方、小規模な大学では学内の行事として静かに行われることもあります。どちらが良いということではなく、自分の大学がどちらに近いのかを知っておくと、関わり方を考えやすくなります。

準備期間が長いぶん、途中で状況が変わることもあります。履修が忙しくなる、体調を崩す、家庭の事情が生じる——その場合は無理をせず相談してください。

03関わり方の3種類

ここを分けて考えてください。

この3つは、途中で変えることもできます。実行委員を続けられなくなったら辞められますし、模擬店に出る予定をやめて見る側に回ることもできます。最初に決めたとおりにしなければならない、ということはありません。

また、複数の立場を兼ねることもあります。実行委員をしながら所属団体の模擬店にも入る——こうした形は可能ですが、負担は単純に足し算になります。当日の動き方を先に決めておいてください。

関わり方を決める前に、前年の様子を知っておくと判断しやすくなります。上級生に聞く、記録を見る——どの程度の規模で、どんな負担があったのかが分かります。

04負担の比較

差が大きくあります。

負担を見積もるときは、当日だけでなく準備期間も含めて考えてください。当日の2〜3日より、その前の数か月の方が実際には時間を取られます。ここを見落とすと、想定外の忙しさになります。

実行委員の場合、当日に自分が学園祭を見て回れないという点も知っておいてください。運営側に入ると、来場者として過ごす時間はほとんど取れません。見て回りたいなら、出る側か見る側を選ぶ方が目的に合います。

負担が大きい役割ほど、達成感も大きくなるという面はあります。ただし、それは結果として得られるものであって、最初から期待して引き受けるものではありません。

05実行委員とは

全体を運営する組織です。

実行委員会は、団体としての性格を持っています。年間を通じて会議があり、上級生が運営を担い、役職もあります。サークルに近い組織として動いている大学も多く、所属すると生活の一部になります。

実行委員会が独立した団体として活動している大学もあれば、学生自治会の下に置かれている大学もあります。どういう位置づけなのかによって、大学との関係も変わります。学生課で確認できます。

実行委員会での経験を通じて、予算管理や日程調整といった実務に触れることになります。こうした作業は、他の場面でも役に立つことがあります。

なお、実行委員会に入ることと、学園祭当日だけ手伝うことは別です。当日のみの手伝いを募集している大学もあり、その場合は負担が大きく下がります。どういう形で募集されているかを確認してください。

06実行委員の仕事

会議と調整が中心です。

当日に何をするかだけでなく、準備期間に何をするかを聞いてください。会議の頻度、作業の量、担当する範囲——ここが分かれば、実際の負担が見積もれます。

会議は夜に行われることもあります。授業の後、夕方から数時間——こうした形が続くと、生活の時間が削られます。開催の時間帯も聞いておいてください。

作業の分担が偏ることもあります。負担が大きいと感じたら、早めに共有してください。ひとりで抱えると続きません。

引き継ぎの作業も含まれます。翌年のために記録を残す、後輩に伝える——終わった後にも作業が続くことがあります。

07部門の分かれ方

役割が分かれています。

部門によって、忙しい時期がずれることもあります。広報は早い時期に集中し、当日運営は直前と当日に集中します。自分の予定と合う部門を選べる場合は、その点も考慮してください。

会計部門では、金銭を扱います。管理の責任が伴うため、慎重さが求められる役割です。担当する場合は、記録の付け方を最初に確認してください。

渉外部門では、学外の相手とやり取りすることがあります。連絡の取り方や記録の残し方を、最初に確認しておいてください。

企画部門は、内容を決める段階から関わります。早い時期から動くため、春から忙しくなる傾向があります。

08準備の流れ

数か月かかります。

準備が長期にわたるため、途中で参加が難しくなることもあります。その場合は早めに伝えてください。作業の分担を組み直す時間が必要になります。

夏休みの期間にも作業が入ることがあります。帰省や旅行の予定と重なる可能性があるため、年間の日程を先に聞いておいてください。

撤収作業は、終了直後に行われることが一般的です。当日の夜まで作業が続くこともあるため、翌日の予定は空けておいてください。

09実行委員になるには

募集の時期があります。

募集を逃した場合でも、途中から加われることがあります。人手が足りない時期は特に受け入れられやすくなります。興味があれば聞いてみてください。

1年次から参加できる大学が多くありますが、入学直後は大学生活自体に慣れていない時期でもあります。無理のない範囲で判断してください。

説明会では、質問する機会があります。会議の頻度、作業量、繁忙期——気になることを聞いてから決めてください。

10模擬店を出す

申請と準備が必要です。

模擬店を出すのは、サークルやゼミなどの団体単位であることが一般的です。個人で出せるかどうかは大学によって違うため、実行委員会に確認してください。

申請には締め切りがあります。企画の内容を決めてから申請するまでに時間がかかるため、早めに動いてください。

企画を考えるときは、当日の作業量から逆算してください。手の込んだ内容ほど、準備も当日の負担も大きくなります。

出店場所は実行委員会が割り振ります。希望が通るとは限らないため、どの場所でも成り立つ内容にしておくと安心です。

11食品と届出

必ず確認してください。

食品を提供する場合、保健所への届出や許可が必要になることがあります。

手続きの要否、提供できる品目、衛生管理の基準——これらは自治体によって異なります。

多くの大学では実行委員会が取りまとめますが、必ず大学と保健所に確認してください。無許可での提供は問題になります。

なお、大学によっては提供できる品目があらかじめ限定されていることもあります。加熱が必要なもの、生ものなど、扱いに制限がかかる場合があります。企画を考える前に、何が出せるのかを確認しておくと無駄がありません。

衛生管理の具体的な方法——手洗い、温度管理、使い捨て手袋の使用など——についても、基準が示されることがあります。指示に従ってください。食中毒が起きると、本人だけでなく来場者に影響が及びます。

当日の気温が高い時期であれば、食品の保管にも注意が必要です。保冷の方法についても、基準に従ってください。

届出が必要かどうかを判断するのは、自分ではなく保健所です。迷う場合は問い合わせてください。

12費用と収支

先に出ていきます。

売上の扱いも先に決めてください。団体の会計に入れるのか、参加者で分けるのか——曖昧なままだと、終わってから揉めることがあります。

仕入れの支払い時期も確認してください。当日の売上が入るのは終わった後です。それまでの資金を誰が用意するのかを決めておいてください。

領収書は必ず保管してください。会計の報告や精算の際に必要になります。

13展示・発表で出る

負担は比較的小さくなります。

研究室やゼミが発表の場として使うこともあります。日頃の活動をそのまま見せる形なら、追加の準備が少なくて済みます。

展示の場合も、設営と撤去の時間が必要です。当日の朝と終了後の作業時間を見込んでおいてください。

展示物は、来場者が触れる可能性も考えて配置してください。壊れやすいものは手の届かない場所に置く、といった配慮が必要です。

来場者に説明する担当も決めておいてください。展示だけ置いて誰もいない状態だと、内容が伝わりません。

14ステージ企画

練習の時間が必要です。

音響や照明の設備は、実行委員会が用意することが一般的です。使える機材や条件を事前に確認してください。持ち込みが必要な場合もあります。

出演の枠には限りがあるため、申請が通らないこともあります。落選した場合の代替案も考えておくと、準備が無駄になりません。

リハーサルの時間も確保されます。参加できる日程かを確認しておいてください。

15見に行くだけ

これも十分な関わり方です。

混雑する時間帯を避けると回りやすくなります。開場直後や終了間際は比較的空いていることが多くあります。

食品を買う場合、支払い方法を確認しておいてください。現金のみの店舗もあります。

荷物は少なくして行く方が回りやすくなります。混雑する場所では、身につけておける程度にまとめてください。

天候によっては屋外の企画が中止になることもあります。当日の案内を確認してください。

16学業との両立

時期が重なります。

実行委員を務めながら単位を落とすと、その影響は学園祭が終わった後も続きます。優先順位を決めておいてください。

課題の締め切りが学園祭の直前に重なることもあります。学年暦とシラバスを見て、先に把握しておいてください。

休講になる期間があるなら、その時間を課題に充てることもできます。日程を見て計画してください。

両立が難しいと感じたら、早い段階で伝えてください。直前になるほど、分担の組み直しが難しくなります。

17よくあるつまずき

事前に想定してください。

18安全とルール

規則を確認してください。

当日は来場者が多く、普段とは人の流れが違います。非常口や避難経路の位置を、出店する場所の近くで確認しておいてください。

ごみの分別や片付けの方法も、ルールが定められていることが一般的です。終了後の撤収まで含めて計画してください。

調理を伴う場合は、やけどにも注意してください。救護所の場所と連絡方法を共有しておいてください。

19相談できる窓口

学生課が窓口です。

手続きの期限は早い時期に設定されていることがあります。申請が間に合わないと出店できないため、日程を先に押さえてください。

実行委員会への問い合わせ方法は、掲示やWebページに案内があります。分からなければ学生課で聞いてください。

20どう選ぶか

時間から逆算してください。

関わり方を決めるのに、周囲に合わせる必要はありません。友人が実行委員をしていても、自分は見る側でよいのです。

そして、関わらない年があっても構いません。学年によって状況は変わります。

21よくある質問

22まとめ｜関わり方は選べます

関わり方は3つ。実行委員、出る側、見る側——負担はまったく違います。どれを選んでも構いません。

実行委員は最も負担が大きい関わり方です。準備は春から数か月、当日は終日運営。入る前に部門と作業量を確認してください。

食品を扱う場合は、保健所への届出や許可が必要になることがあります。基準は自治体によって違うため、必ず大学と保健所に確認してください。

費用は先に決めてください。誰がいくら出し、売上をどう分け、赤字をどうするか——後から揉める原因です。

最後に。見に行くだけでも、関わらなくても構いません。任意の行事です。