時間の使い方｜一週間の組み方

01一週間で見る

単位が大切です。

単位の選び方には理由があります。一日単位で見ると、その日の予定は分かりますが、週全体でどれだけ詰まっているかが分かりません。結果として、詰まっている週にさらに予定を入れてしまいます。一か月単位だと全体の量は見えますが、時間帯まで書き込む余地がなく、一日の中で入るかどうかが判断できません。一週間なら、量と時間帯の両方が一枚に収まります。加えて、授業やアルバイトは週単位で繰り返すことが多く、書き写す手間も少なくて済みます。

学期全体の大枠は、別に持っておいてください。試験期間や課題の集中する時期、選考が多くなりそうな時期は、週単位の表には収まりません。大枠と週単位の表を併用すれば、近い予定と先の予定の両方が見えます。大枠は学期の初めに一度作れば足り、以後は変更があったときに更新するだけです。

02組む手順

四つの順です。

1. 1固定の予定
2. 2移動と準備
3. 3動かせる予定
4. 4余白

逆：組み直しになる

手順の順序は、動かせるかどうかで決まっています。動かせない予定を先に置くのは、それが制約だからです。制約を先に置けば、残りが実際に使える枠になります。移動と準備を次に入れるのは、見落としやすく、後から入れると枠が足りなくなるためです。動かせる予定は最後に配置します。余白は、配置が終わった後に残った部分ではなく、あらかじめ確保しておく部分として扱ってください。

この手順は、週ごとに繰り返すことを前提にしています。最初の一週間は時間がかかりますが、二週目からは前の週の表を写して変更分を反映するだけで済みます。固定の予定は毎週ほぼ同じであることが多いためです。

表を作る作業そのものは、最初の一回で三十分程度、以後は週に数分で済みます。手間に対して得られる情報が多い作業です。

03固定の予定

先に置いてください。

固定の予定を書き込む際は、開始と終了の両方を書いてください。終了時刻が分からないと、その後に何が入るかを判断できません。授業のように時限が決まっているものは書きやすく、選考のように終了が未定のものは、見込みで幅を取っておく方法があります。幅を取っておけば、実際に早く終わった場合に余裕が生まれます。逆に短く見積もると、後の予定に影響します。

固定の予定には、毎週繰り返すものと、その週だけのものがあります。繰り返すものは一度書けば以後も使えます。その週だけのものは、決まった時点で書き込んでください。両方を区別して書いておくと、翌週の表を作る際に写す範囲が分かります。

なお、固定の予定が変わることもあります。授業の休講や日程の変更があった場合は、その時点で表を書き直してください。

04移動と準備

時間として入れてください。

移動と準備を先に入れる理由は、後から入れる余地がなくなるためです。動かせる予定を配置した後で移動を入れようとすると、すでに枠が埋まっています。そのため、実際には移動できない予定表ができあがります。先に入れておけば、残った枠が実際に使える時間になります。移動は往復の両方を、準備は書類や確認の作業を含めて入れてください。

移動の時間は、経路によって大きく変わります。同じ目的地でも、出発する場所が違えば所要時間が変わります。授業の後に向かう場合と、自宅から向かう場合では別に計算してください。準備の時間も、作業の内容によって変わります。内容が具体的に分かっていれば見積もれますが、分かっていない場合は多めに取っておく方が安全です。

05動かせる予定

残った枠に置いてください。

配置する順序は、期限が近いものからです。期限が遠いものを先に置くと、後から期限の近い予定が入らなくなります。また、同じ種類の作業を近い時間帯に置くと、切り替えの回数が減ります。配置してみて入りきらない場合、その時点で量が多すぎることが分かります。実行してから気づくより、この段階で分かる方が対応できます。

配置が終わったら、一度全体を見直してください。同じ日に重い作業が集まっていないかを確認できます。集まっている場合は、分散できるものを移してください。

06余白

必ず残してください。

余白を確保する方法は、あらかじめ枠を空けておくことです。配置が終わった後に残った部分を余白と呼ぶと、実際にはほとんど残りません。先に空けておけば、その部分は使われずに残ります。週の一か所にまとめるより、分散させておく方が対応しやすくなります。変更がどこで起きるか分からないためです。本記事では余白の量を示しません。

余白を確保する際は、週の前半と後半の両方に置いてください。片方に寄せると、もう片方で変更が起きたときに吸収できません。

07まとめて行う

枠が減ります。

まとめて行う利点は、切り替えの回数が減ることです。同じ種類の作業であれば、必要な資料や準備も共通していることが多く、一度揃えれば続けて進められます。分散させると、そのたびに準備し直すことになります。ただし、期限のあるものは優先してください。まとめるために期限を過ぎては本末転倒です。

まとめる対象は、同じ資料や同じ準備を使う作業です。連絡の返信、書類の作成、案内の確認はそれぞれまとめられます。一方、内容が違う作業を無理にまとめると、切り替えが枠の中で起きるだけで効果がありません。まとめる前に、共通する部分があるかを確認してください。

08曜日の偏り

表で確認できます。

表にすると、曜日ごとの量が一目で比較できます。特定の曜日に集中している場合、その曜日は余裕がなく、他の曜日には空きがあることになります。移せる予定があれば、空いている曜日に移してください。固定の予定は動かせないため、その分は前提として受け入れることになります。偏りは、表にしないと気づけません。感覚では「忙しい」としか分からないためです。

偏りが固定の予定によるものか、動かせる予定の置き方によるものかを確認してください。固定によるものであれば動かせませんが、置き方によるものであれば移せます。この区別をせずに「忙しい」と判断すると、対応の方法が見つかりません。

09時間帯の使い分け

自分で決めてください。

どの時間帯に何をするかは、人によって合う配分が違います。本記事では時間帯の使い方や目安を一切示しません。ただし、作業の種類ごとに枠を決めておくと、そのつど何をするか考える時間が減ります。枠を決めたら、実際にその時間で足りたかを確認してください。足りなければ枠を広げるか、作業を分割することになります。体調に関わることは医療機関にご相談ください。

10連絡の時間

枠を決めてください。

連絡の確認は、回数が増えるほど他の作業が中断されます。一回の確認自体は短くても、中断の影響は残ります。枠を決めてまとめて処理する方が、全体では短く済みます。ただし、返信の期限が短い案内がある時期は、確認の頻度を調整する必要があります。処理した内容を記録しておけば、抜けにも気づけます。

連絡の内容によっては、その場で対応が必要なものもあります。枠を決める場合も、期限のあるものは例外として扱ってください。

11課題の時間

期限から逆算してください。

課題は期限から逆算して枠を取ってください。直前にまとめて行おうとすると、他の予定と重なります。分割できる作業は、資料集め、下書き、仕上げのように分けて置くと、一回あたりの枠が小さくなり配置しやすくなります。卒業要件に関わる科目の課題は、特に早めに枠を取ってください。

課題の枠は、期限の直前ではなく、少し前に置いてください。直前に置くと、他の予定が延びた場合に吸収できません。少し前に置いておけば、遅れても期限までに余地が残ります。

12アルバイト

提出前に調整してください。

シフトは提出前に調整するのが基本です。提出後の変更は他の人にも影響します。確定したシフトは表に書き込み、就活の予定と重ねて確認してください。シフトが減ると収入も変わるため、支出の予定と併せて見込んでおく必要があります。本記事では金額の目安を示しません。

シフトが確定したら、表に書き込む前に就活の予定と照らしてください。確定後に重なりに気づくと、変更の申し出が必要になります。

13変更が入ったとき

その場で書き直してください。

変更があった時点で表を書き直さないと、表と実際がずれます。ずれた表は見ても役に立たず、結果として表を見なくなります。更新はその場で行ってください。変更が他の予定に影響しないかも同時に確認してください。連絡が必要な先には、確認した後すぐ伝えてください。

更新した際は、余白が残っているかも確認してください。変更を吸収した結果、余白がなくなっていることがあります。

14週の終わりに見直す

短時間で済みます。

週の終わりの見直しは、できたこととできなかったことを確認するだけで足ります。できなかったものは翌週に持ち越します。持ち越しが多い状態が続く場合、量が多すぎることになります。見直しは短時間で終わり、続けていれば自分がどれくらいの量なら入るかの見当がついてきます。

見直しの際に、予定が予定通りに進んだかも確認してください。予定より時間がかかった作業があれば、次回の枠を広げる材料になります。見積もりと実際の差は、数週続けると傾向が見えてきます。

15入りきらないとき

減らす判断になります。

入りきらない場合、減らすか時期をずらすことになります。基準になるのは期限と自分の優先度です。本記事では何を減らすべきかを推奨しません。状況は人によって異なります。減らす場合、関係する先への連絡が必要なものがあります。連絡を忘れると相手の予定にも影響します。

減らす判断をした内容は記録しておいてください。次に同じ状況になったとき、どの程度なら入るかの見当がつきます。

16表の形

続けられる形で。

表の形式は、自分が毎日見るものであれば何でも構いません。使わない形式を選ぶと、更新されずに放置されます。複数の場所に分散させると、重複に気づけません。一か所にまとめてください。複雑な形式にすると、更新の手間が増えて続きません。本記事では特定のアプリやサービスを推奨しません。

形式を決めたら、しばらく変えずに使ってください。頻繁に形式を変えると、その作業自体に時間がかかり、記録が途切れます。合わない点があれば、次の学期に見直せば足ります。

17続け方

更新する習慣です。

続けるための条件は、更新が短時間で済むことです。新しい予定を決まったその場で書き込めば、一件あたり数秒です。後でまとめて書こうとすると、思い出す作業が加わり時間がかかります。毎日見る習慣があれば、書き込む機会も自然に生まれます。見直しは週に一度で足ります。

続かない場合、形式が複雑すぎるか、見る習慣がないかのどちらかであることが多くあります。どちらも、簡単にする方向で調整できます。書き込む項目を減らす、見る時間を決めるといった方法があります。

18やらない方がいいこと

いくつかあります。

ここに挙げた項目は、いずれも表が役に立たなくなる原因です。頭の中で管理すれば抜け、移動を入れなければ量が不正確になり、埋め尽くせば変更で崩れ、分散させれば重複に気づけず、更新しなければ実際とずれます。逆に言えば、この五つを避けるだけで表は機能します。難しい作業はありません。

19相談できる窓口

内容で分かれます。

どの窓口に相談するかは内容によって分かれます。就活の進め方はキャリアセンター、学業の制度は教務窓口、学生生活の調整は学生支援窓口、負担が続く場合は学生相談窓口という分け方が目安になります。体調に関わることは医療機関にご相談ください。大学の窓口が扱う範囲は大学によって異なります。

20考え方の基本

一週間の表を一枚。

手順は四つで、一度覚えれば毎週同じ流れで組めます。固定を置き、移動と準備を入れ、動かせる予定を配置し、余白を残す。この順序を守れば、入るかどうかが配置の段階で分かります。なお、適切な時間配分や活動量の目安を本記事では一切示していません。状況は人によって異なるためです。

21よくある質問

22まとめ｜一週間を一枚の表で

最後に。適切な時間配分、活動量の目安、応募数の目安を本記事では一切示していません。状況は人によって異なります。体調や健康に関わることも本記事では扱っておらず、症状の判断や対処法の推奨も行っていません。体調に関わる場合は医療機関に、負担が続く場合は大学の学生相談窓口にご相談いただけます。