BASIC
返信の基本は5つ
就活メールの返信は、形が決まっています。次の5つを押さえれば、どんなメールにも返せます。
- 1届いたら、24時間以内に返す
企業は、返事が来るまで次の手配ができません。すぐに答えられない内容でも「確認して〇日までにご連絡します」と先に返しておくと安心です。夜遅くや早朝に気づいたときは、翌朝の始業時間（9時ごろ）以降に送ると丁寧です。
- 2件名の「Re:」は消さない
件名はそのままにして返信します。企業はたくさんのメールを件名で見分けているので、「Re:」が付いているほうが、どのメールへの返事かすぐに分かります。
- 3宛名は、会社名・部署名・名前の順に
1行目に「株式会社〇〇」、2行目に「人事部 採用担当」、3行目に「〇〇様」と書きます。担当者の名前が分からないときは「採用ご担当者様」とします。（株）と略さず、正式な会社名で書きます。
- 4本文は、名乗る→用件→締めの3つ
「〇〇大学の山田太郎です」と名乗り、最初にお礼、次に聞かれたことへの答え、最後に「よろしくお願いいたします」で締めます。1文を短くし、2〜3文ごとに空行を入れると読みやすくなります。
- 5最後に署名を入れる
名前・大学と学部・電話番号・メールアドレスを、線で区切って入れます。メールの設定で署名を登録しておくと、毎回入れ忘れません。
TEMPLATES
そのまま使える例文6つ
〇〇の部分を自分の情報に書きかえて使ってください。どの例文も、届いたメールに「返信」して送る前提です（件名は変えません）。
「次の日程からご都合のよい日時をお知らせください」と候補が届いたとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた日程のうち、下記の日時でお願いできますでしょうか。 ・11月10日（火）14:00〜15:00 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
候補を1つだけ選ぶと、企業がすぐに確定できます。「どれでも大丈夫です」と書くより、1つ選ぶほうが親切です。
授業や試験、ほかの選考と重なって、どの候補日も参加できないとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。 大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日程は、大学の試験と重なっており、参加が難しい状況です。 恐れ入りますが、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。 ・11月12日（木）10:00〜17:00 ・11月13日（金）13:00〜17:00 ・11月16日（月）終日 お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
理由は「大学の試験」「授業」など簡単でかまいません。自分から候補を3つ以上出すと、調整が早く進みます。
「〇月〇日の説明会のご予約を承りました」と確認のメールが届いたとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 会社説明会のご案内をいただき、ありがとうございます。 11月10日（火）14:00からの説明会に、参加させていただきます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
「返信は不要です」と書いてあるメールには返さなくてかまいません。日時を本文に書いておくと、自分の確認にもなります。
エントリーシートや成績証明書などの提出を求められ、ファイルを添付して送るとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 ご案内いただいた書類を、本メールに添付してお送りいたします。 ・履歴書（PDF） ・成績証明書（PDF） ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
ファイル名は「山田太郎_履歴書.pdf」のように、名前と書類名を入れます。送る前に、添付し忘れていないか必ず確かめましょう。
面接の日時・場所・持ち物などの案内が届き、内容を確認したと伝えるとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 一次面接のご案内をいただき、ありがとうございます。 下記の内容で承知いたしました。 ・日時：11月10日（火）14:00〜15:00 ・場所：本社5階 受付 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
日時と場所を書き写しておくと、企業も学生も行き違いに気づけます。
内定の連絡を受けたが、ほかの選考の結果を待ってから決めたいとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変うれしく思っております。 大変恐縮なのですが、今後の進路についてしっかり考えたうえでお返事をしたく、11月20日（金）までお時間をいただくことは可能でしょうか。 わがままなお願いで申し訳ございません。ご検討いただけますと幸いです。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
いつまでに返事をするか、具体的な日付を自分から書きます。返事の期限が決まっている場合は、まずその期限を確かめましょう。
FORMAT
件名・宛名・署名の決まり
| 場所 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 返信なら「Re:」をつけたまま変えない。自分から送るときは「用件＋大学名＋名前」 | 面接日程のご相談（〇〇大学 山田太郎） |
| 宛名 | 会社名（正式名）→部署名→名前＋様。名前が分からなければ「採用ご担当者様」 | 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 |
| 書き出し | 「お世話になっております。」のあとに大学名・学部・名前 | お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 |
| 締め | 「よろしくお願いいたします。」で終える | ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | 名前（ふりがな）・大学・学部・学年・電話・メールを線で区切る | ――――― 山田 太郎 〇〇大学… ――――― |
DO & DON'T
やりがちな失敗
こうする
- 届いたメールに「返信」して送る（件名とやりとりを残す）
- 日時は「11月10日（火）14:00」のように曜日まで書く
- スマホで送るときも、宛名と署名は省かない
- 大学のメールアドレスか、名前の入ったアドレスを使う
これはしない
- 件名を新しく書き直す（どのメールへの返事か分からなくなる）
- 「了解しました」を使う（「承知いたしました」にする）
- 深夜や早朝に送る（予約送信を使うか、朝に送る）
- 絵文字や「！」を多く使う
CHECK
送信する前のチェックリスト
送信ボタンを押す前に、上から順に確かめましょう。
0 / 10 できた
POINT
迷ったら
FAQ
よくある質問
就活メールは何時に送ってもいい？
企業の営業時間内（平日9時〜18時ごろ）が目安です。夜に書いたメールは、予約送信を使うか、翌朝に送りましょう。ただし、企業から急ぎの連絡が来ていて返事を求められているときは、時間よりも早く返すことを優先します。
返信が遅れてしまったら？
気づいた時点ですぐに返し、最初に「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。」と一言そえます。理由を長く書く必要はありません。
企業からの返信に、さらに返信するべき？
日程が確定した、質問に答えてもらった、などのときは、短くお礼を返すと丁寧です。「返信は不要です」と書いてあれば返さなくてかまいません。やりとりが続いて終わりが分からないときは、企業からのメールで終えて問題ありません。
スマホから返信してもいい？
問題ありません。ただし、宛名と署名を省いたり、改行が崩れたりしやすいので、送る前に一度見直しましょう。署名はスマホのメールアプリにも登録しておくと便利です。
「Re:」が何個も重なったら消していい？
「Re: Re: Re:」のように増えた場合は、「Re:」を1つだけ残して消してもかまいません。件名の本体（用件の部分）は変えないようにしましょう。
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あわせて使いたいテクニック
このページは Campi 編集部が作成しました（2026年10月24日更新）。例文は、自分の言葉と状況に合わせて書きかえて使ってください。企業から案内がある場合は、その指示を優先してください。