大学の学生課・教務課の使い方｜どんな相談ができる？

01なぜ使わないのか

理由があります。

背景にあるのは、高校までとの違いです。高校では担任がいて、困っていれば向こうから声をかけてくれました。大学には担任にあたる存在がいないか、いても関わりが薄いことが多く、自分から動かなければ誰も気づきません。この構造の変化に気づかないまま、一人で抱え込む学生が生まれます。

もう一つの要因が、「窓口＝手続きをする場所」という思い込みです。書類を出す場所だと考えていると、相談という発想が出てきません。しかし実際には、多くの窓口が相談機能を持っています。手続きの前段階、「どうすればいいか分からない」という状態こそ、窓口が想定している場面です。

構造を理解すれば、動き方が見えてきます。

02窓口の全体像

2つを押さえてください。

なお、大学の規模によって窓口の数が違います。小規模な大学では一つの事務室がすべてを扱うこともあり、大規模な大学では学部ごとに事務室が分かれていることもあります。自分の大学の構成を、一度確認しておいてください。

窓口を覚えるコツは、「学業か、それ以外か」で二分することです。授業、単位、成績、試験——学業に関わるなら教務課。お金、生活、課外活動、学生証——それ以外なら学生課。この二分法で、9割の用件は正しい窓口に辿り着きます。残りの1割は、案内してもらえば済みます。

この全体像を頭に入れておいてください。

03教務課

学業の窓口です。

なお、学部ごとに教務の窓口が分かれている大学もあります。その場合、自分の学部の窓口に行く必要があります。全学の窓口では対応できないことがあります。

なお、大学院生と学部生で窓口が違う場合もあります。案内を確認してください。

学業に関わることは、まずここです。

なお、窓口の職員は制度の専門家です。教員よりも手続きに詳しいことが多く、正確な情報を持っています。制度について知りたいときは、教員より窓口に聞く方が確実です。

04教務課で相談できること

幅広く相談できます。

教務課では、手続きだけでなく相談もできます。

特に有用なのが、「このまま行って卒業できるか」の確認です。単位の修得状況を一緒に見てもらえます。

単位の仕組みは大学の単位とは？1単位の計算方法と卒業に必要な単位数の仕組みで扱っています。不安があるなら、早めに確認してください。

なお、履修登録の期間中は特に混雑します。この時期に相談したいことがあるなら、早めに行くか、期間前に相談しておいてください。

なお、アドバイザー教員がいる大学では、そちらでも履修の相談ができます。窓口と使い分けてください。

相談の際に有効なのが、成績表や履修要項を持参することです。手元に資料があれば、具体的な確認ができます。「単位が足りているか不安です」とだけ伝えるより、成績表を見ながら話す方が、正確な回答が得られます。

05学生課

生活の窓口です。

学生課は、学生生活全般を担当します。

最も関わりが深いのが奨学金です。申請から継続の手続きまで、ここが窓口になります。

また、学生証の再発行や各種の届出も学生課です。学生証については学生証でできること一覧｜再発行の手続きと紛失時の対応で扱っています。

なお、奨学金の申請には期限があります。多くが年度初めの短い期間に設定されており、逃すと1年待つことになります。掲示やポータルを確認してください。

なお、住所変更などの届出を怠ると、大学からの重要な連絡が届かなくなります。引っ越したら速やかに手続きしてください。

生活に関わることは、こちらが窓口です。

06学生課で相談できること

お金の相談もできます。

最も知られていないのが、学費に関する相談ができることです。

多くの大学に、分納・延納・減免といった制度があります。要件を満たせば利用できます。

経済的な事情で学業の継続が難しいと感じたら、諦める前に相談してください。使える制度があるかもしれません。

なお、相談したことで在籍に影響が出ることはありません。経済的な事情を伝えても、それが不利に扱われることはないのが通常です。

学費に関する制度は、大学によって内容が大きく違います。分納が認められる大学、延納のみの大学、成績要件付きの減免がある大学——一律ではありません。だからこそ、他大学の学生の話や一般的な情報ではなく、自分の大学の窓口で確認する必要があります。

なお、アルバイトの紹介を行っている大学もあります。学内での業務や、大学に届いた求人です。条件が学生向けに配慮されていることがあります。

07キャリアセンター

就職の窓口です。

なお、1・2年次から利用できます。就職活動が始まってからでなくて構いません。早い時期のガイダンスや講座も用意されています。

なお、卒業後も一定期間利用できる大学もあります。就職が決まらないまま卒業した場合の支援です。

キャリアセンターで意外に有用なのが、先輩の就職活動の記録です。どの企業にどの学部から進んだか、選考でどんなことがあったか——大学に蓄積された情報が閲覧できる場合があります。一般の就職情報サイトにはない、自分の大学に即した情報です。

早い時期から使っておくと、本番で慌てません。

08保健管理センター

健康の窓口です。

なお、健康診断は年1回受けるものです。受けていないと、証明書が発行できず、実習や就職活動で困ることがあります。

なお、持病がある場合は、事前に相談しておくと安心です。緊急時の対応が円滑になります。

なお、体調不良で授業を欠席した場合の扱いについても、保健管理センターで相談できることがあります。診断書が必要かどうかなど、判断の目安を教えてもらえます。

健康は学業の前提です。無理をしないでください。

09学生相談室

悩み全般の窓口です。

なお、予約が必要な場合が多いため、事前に確認してください。混雑している時期は、数日待つこともあります。

学生相談室の利用をためらう人が多いのですが、深刻な状態でなければ使えないわけではありません。むしろ、早い段階で話すほど整理が進みます。進路が定まらない、なんとなく気力が出ない——そうした段階での利用が想定されています。

なお、一度の相談で終わらせる必要はありません。継続して利用することもできます。状況が変わったとき、また話しに行けば構いません。

まず話してみることから始めて構いません。

10国際交流の窓口

留学の相談ができます。

なお、留学に関する説明会が定期的に開かれます。具体的な予定がなくても、参加して情報を得ておく価値があります。

なお、語学の要件は準備に時間がかかります。留学を考えるなら、早い時期から確認してください。

なお、短期のプログラムを用意している大学もあります。長期留学が難しくても、数週間の語学研修や研修旅行なら参加できることがあります。まず選択肢を知ることから始めてください。

11図書館

相談窓口でもあります。

図書館は、本を借りる場所というだけではありません。

最も活用されていないのがレファレンスサービスです。資料の探し方を専門の職員に相談できます。

卒論やレポートで資料が見つからないなら、使わない手はありません。詳しくは大学図書館の使い方｜貸出・取り寄せ・学習スペースの活用で扱っています。

なお、グループ学習用のスペースを備えた図書館も増えています。ゼミの打ち合わせなどに使えます。

なお、閲覧できるデータベースは大学の契約によって違います。何が使えるかを一度確認しておいてください。

なお、購入してほしい資料をリクエストできる制度もあります。研究に必要な書籍が所蔵されていない場合、申請してみる価値があります。

12学修支援の窓口

勉強の相談ができます。

大学によっては、学修支援を行う窓口があります。名称はさまざまです。

レポートの書き方、勉強の進め方——学習そのものについて相談できます。

設置していない大学もありますが、あれば無料で使えます。レポートの書き方は大学のレポートの書き方｜構成・書き出し・文字数の基本でも扱っています。

なお、名称が分かりにくいことがあります。「ラーニングコモンズ」「学習支援室」など、大学によって呼び方が違います。

なお、上級生が対応する制度を設けている大学もあります。教員より相談しやすいと感じる人もいます。

なお、利用に予約が必要な場合があります。混雑する時期は早めに申し込んでください。

13ハラスメント相談窓口

専用の窓口があります。

なお、相談したことが相手に伝わるかは、最初に確認できます。希望を伝えたうえで進め方を決められます。

なお、学外の相談窓口を案内されることもあります。状況に応じて、適切な支援につないでもらえます。

14どこに行けばいいか

迷ったら教務課か学生課です。

なお、複数の窓口に関わる用件もあります。その場合、一つの窓口で相談すれば連携してもらえることがあります。

なお、電話で問い合わせるという方法もあります。窓口まで行く前に、担当を確認できます。

迷う時間が、そのまま機会の損失になります。

15相談の仕方

難しくありません。

なお、うまく説明できなくても構いません。窓口の職員は、学生の相談に慣れています。断片的でも伝われば対応してもらえます。

なお、持参すべき書類を事前に確認しておくと、二度手間になりません。

難しく考えず、まず足を運んでください。

16受付時間

確認してから行ってください。

17オンラインでできること

窓口に行かずに済むこともあります。

18知られていない制度

使えるのに使われていません。

大学には、知られていない支援制度があります。

特に、学費の分納・延納や大学独自の奨学金は、存在を知らない学生が多くいます。

また、修学上の配慮を必要とする場合の相談窓口もあります。該当する可能性があれば、確認してください。

なお、制度の存在は案内されないことも多いものです。要件に該当するかを窓口で確認する、という使い方が有効です。

なお、要件に該当するか分からない場合も、聞いてみてください。判断は窓口が行います。

こうした制度が知られていない理由は、該当する学生が限られるため、全体への周知が薄くなることにあります。掲示や配布資料の隅に書かれていて、必要なときに探さなければ見つかりません。だからこそ、困った時点で窓口に聞くのが最も確実です。

知らないままでは、使えるものも使えません。

19ためらわないでください

そのための窓口です。

「こんなことで相談していいのか」——この迷いが、最も多くの機会を失わせています。

窓口は学生の相談に対応するために設置されています。利用することは、想定された行動です。

そして、早く相談するほど選択肢が多くなります。問題が大きくなってからでは、できることが限られます。

なお、相談の内容が解決しない場合もあります。それでも、状況が共有されることに意味があります。

相談をためらう気持ちの背景には、「自分で解決すべきだ」という考えがあることも多くあります。しかし、制度や手続きの情報は、調べても分からないことがあります。知っている人に聞く方が早く、それは自力で解決しないこととは別の話です。

窓口の職員にとって、学生の相談に対応することは業務そのものです。迷惑をかけているという心配は不要です。

ためらう理由は、実際にはほとんどありません。

20まとめて確認する

一度調べておいてください。

なお、入学時に配られた資料に窓口の一覧が載っていることが多くあります。手元にあれば確認してください。

事前の把握が、いざというときの動きを速くします。

21よくある質問

22まとめ｜迷ったら行ってください

教務課と学生課を押さえてください。学業は教務課、生活は学生課。この2つで大半の用件に辿り着きます。

間違った窓口でも問題ありません。正しい窓口を案内してもらえます。迷って行かないことの方が損失です。

お金の相談もできます。学費の分納・延納・減免、大学独自の奨学金——知られていない制度があります。

相談内容が曖昧でも構いません。特に学生相談室は、「何となくつらい」という段階から利用できます。

最後に。早く相談するほど選択肢が多くなります。問題が大きくなってからでは、できることが限られます。