提出書類の管理｜紛失と出し忘れを防ぐ方法
書類は「状態」で分けて管理してください。企業ごとに分けるだけでは、何が終わって何が残っているかが見えません。①作成中 ②提出済み ③控え——この三つの状態で分けると、抜けが見つかります。特に重要なのが控えを残すことで、面接では書いた内容について聞かれます。手書きの書類は提出前に複写を取らないと後から取れません。また、証明書など発行に時間がかかるものは、取得の予定も管理の対象…
どこに何を出したか、思い出せなくなります。
応募する企業が増えると、書類の種類も数も増えます。提出したもの、これから出すもの、まだ作っていないもの——すべてが同時に進みます。
その結果、出し忘れ、二重の提出、控えの紛失が起こります。どれも内容とは無関係な理由で不利になります。
この記事では、管理する対象、分け方、控えの残し方、提出後の扱いを整理します。
この記事を7枚で
1 / 701管理する対象
思っているより多くあります。
- 管理する対象は、応募書類だけではありません。
- 大学が発行する証明書、写真、提出した書類の控え、企業からの案内——すべてが対象です。
- 数が増えると、どれがどの企業のものかが分からなくなります。
- 最初に対象を洗い出しておくと、管理の方法も決まります。
管理そのものは成果を生みませんが、管理ができていないと成果が失われます。書いた内容が良くても、出し忘れれば結果は同じです。
応募先が一社や二社であれば、記憶で管理できます。しかし数が増えると、記憶だけでは追いつかなくなります。仕組みに置き換える必要があります。
管理の仕組みは、最初に作るときだけ手間がかかります。一度形にすれば、あとは記入するだけで済みます。
就活の書類は、時期が進むほど増えていきます。最初の段階で仕組みを作っておくと、後になって整理し直す必要がなくなります。
対象を把握していないと、必要な書類に気づくのが遅れます。応募を決めた時点で、何が要るかを確認してください。
企業からの案内も管理の対象です。接続の情報や提出先が記載されていることがあり、当日に必要になります。
必要なものを洗い出す作業は、応募先が決まった時点で行ってください。準備の期間が確保できます。
管理の対象を減らす工夫もあります。応募先を絞れば、書類の数も減ります。無理に数を増やさないという判断も有効です。
対象が把握できていれば、準備の量も見積もれます。それが計画の出発点になります。
これらをすべて記憶で管理しようとすると、他の準備に使うべき集中力が削られます。仕組みに任せてください。
以降では、これらをどう分けて扱うかを順に見ていきます。
管理の手間を惜しんだ結果、内容の準備に使える時間が減るという逆転も起こります。
02状態で分ける
企業ごとだけでは足りません。
- 企業ごとに分けるだけだと、何が終わっているかが見えません。
- 作成中・提出済み・控え——この三つの状態で分けてください。
- 作成中のものが残っていれば、まだやることがあると分かります。
- 企業別の分け方と組み合わせると、両方の視点で確認できます。
状態で分ける考え方は、書類に限らず使えます。何が終わって何が残っているかを可視化するという発想です。
- 状態が分かれば、次にやることも決まります。作成中のものから着手すればよいだけです。
- 三つの状態のうち、見落とされやすいのが控えです。提出して終わりにしないでください。
- 状態の区別があいまいだと、出したかどうかも分からなくなります。
- 状態が見えれば、優先順位も決まります。
- 状態別に分けると、作業の全体像がつかめます。
- 分け方を決めたら、そのまま運用してください。
- 見た瞬間に状況が分かる形を目指してください。
- 状態の更新を怠ると、一覧の意味がなくなります。
- 状態で分けることは、作業を分けることでもあります。
- 分け方は自分に合う形で構いません。
03作成中のもの
締切と一緒に管理してください。
- 作成中の書類は、締切と一緒に記録してください。
- 締切が近い順に並べると、次に何をすべきかが決まります。
- 必要な書類がそろっているかも確認してください。証明書が足りないことに直前で気づく事態を防げます。
- 締切の管理については締切の管理｜出し忘れが起きる仕組みを断つで扱っています。
- 作成中のものが多いと、どれから手をつけるか迷います。締切順に並べるだけで、迷いがなくなります。
- 進み具合も記録しておくと、再開したときに迷いません。
- 締切が近いものから順に並べてください。
- 未着手のものと書きかけのものも分けておくと、より正確に把握できます。
- 作成中のものを放置しないでください。
- 締切の一覧と突き合わせてください。
- 未完成のまま締切を迎えないようにしてください。
- 進み具合が見えると、計画も立てやすくなります。
- 着手していないものは、期限が近いほど危険です。
- 締切から逆算して着手してください。
04提出済みのもの
記録を残してください。
- 提出したら、その記録を残してください。
- どこに、何を、いつ、どの方法で——この四つがあれば十分です。
- 記録がないと、提出したかどうか自体が分からなくなります。
- 二重に提出する、あるいは出したつもりで出していない——どちらも記録で防げます。
- 記録は一行で構いません。後から確認できれば十分です。
- 提出した日付があると、連絡が来ない場合の判断にも使えます。
- 提出の方法も記録しておくと、確認の際に役立ちます。
- 記録があると、二重提出の不安もなくなります。
- 提出後の記録が、後の確認を支えます。
- いつ出したかが分かると、状況の判断もできます。
- 記録の形式は簡潔で構いません。
- 提出の確認通知も保管してください。
- 提出の記録は、後の問い合わせにも使えます。
- 提出したことを確認してから記録してください。
05控えを残す
面接で必要になります。
- 提出した書類の控えは必ず残してください。
- 面接では書いた内容について聞かれます。覚えていないと話がずれます。
- 次に別の企業へ応募する際の参考にもなります。
- すべての書類について控えを残してください。提出前に用意するのが基本です。
- 控えを残す作業は、提出の一部だと考えてください。
- 控えがないと、面接の準備ができません。
- 控えの形式は問いません。読めれば十分です。
- 控えは面接の前に必ず読み返してください。
- 控えがあれば、面接の準備が短時間で済みます。
- すべての提出書類で控えを取ってください。
- 控えは企業ごとに分けて保管してください。
- 控えは面接の材料になります。
- 控えを取る習慣をつけてください。
- 面接の直前に読み返せる状態にしてください。
- 控えがないと後で困ります。
- 提出の一部として扱ってください。
06手書きの控え
提出前にしか取れません。
- 手書きで提出する書類は、提出前に控えを取らないと後から取れません。
- 複写を取る、撮影して保存する——方法は問いません。
- この工程を忘れると、何を書いたか分からないまま面接に臨むことになります。
- 提出前の手順に組み込んでください。書いて終わりにしないでください。
- 清書した後、提出する前——この間にしか取れません。
- 撮影で残す場合も、文字が読める状態にしてください。
- 控えを取る工程を、手順表に入れておいてください。
- 複写を取る手間は数分で終わります。
- 手書きは特に控えを忘れやすい部分です。
- 控えを取ってから封をしてください。
- 提出前の確認と一緒に行うと忘れません。
- 清書と控えは一連の作業です。
- 忘れやすい工程なので、意識してください。
07データの管理
場所を決めてください。
- データの保存先を一か所に決めてください。あちこちに散らばると探せません。
- 企業ごとにまとめると、必要なときに取り出しやすくなります。
- 機器の故障に備えて、別の場所にも保存しておくと安心です。
- ただし、個人情報が含まれます。共有の設定には十分注意してください。
- 保存先が分散すると、探す時間が増えます。
- データはまとめて一つの場所に置いてください。
- 複製を別の場所に置いておくと安心です。
- ファイルが増えると、整理の必要が出てきます。
- 保存の場所を決めるだけでも管理が楽になります。
- ファイルの整理は定期的に行ってください。
- バックアップも検討してください。
- 整理された状態を保ってください。
- 保存先が分かれば、探す手間が減ります。
08紙の管理
まとめて保管してください。
- 紙の書類は、一か所にまとめて保管してください。
- ファイルやクリアケースを使うと、折れや汚れを防げます。
- 提出用の書類は、折らずに持ち運んでください。
- 持ち歩く量は最小限にしてください。紛失のリスクが下がります。
- 紙は折れると印象が変わります。
- ケースやファイルを使うと管理しやすくなります。
- 提出用と控え用を混ぜないでください。
- 提出書類は折らずに運んでください。
- 紙の量が増えたら、分類し直してください。
- 濡れや折れにも注意してください。
- 保管の場所を一か所にしてください。
- ファイルに入れて保管してください。
- 保管の場所を決めておいてください。
09証明書の管理
発行に時間がかかります。
- 大学が発行する証明書は、申請から受け取りまで日数がかかることがあります。
- 必要な枚数を見込んで、まとめて申請すると手間が減ります。
- 発行からの期間に指定がある場合もあります。案内を確認してください。
取得の予定も管理の対象に入れてください。取り方は成績証明書・卒業見込証明書の取り方｜大学での手続きで扱っています。
- 必要な枚数が読めない場合は、多めに取っておく方法もあります。
- 申請の方法も大学によって異なります。
- 必要になる時期を見込んで申請してください。
- まとめて申請すると窓口に行く回数も減ります。
- 証明書は使う時期が集中します。
- 発行の手続きも確認しておいてください。
- 早めの取得が安全です。
- 枚数の見込みを立ててください。
- 手続きの方法を確認してください。
- 必要な時期を見込んでください。
10期限のあるもの
確認してください。
- 証明書などには、発行からの期間に指定があることがあります。
- 古い証明書は使えない場合があります。発行日を記録しておいてください。
- 使えないと分かってから再発行すると、締切に間に合わないことがあります。
- 指定の有無は応募先の案内で確認してください。
- 発行日は証明書に記載されています。
- 指定がある場合は、逆算して取得してください。
- 古い証明書が使えるかは、案内で確認してください。
- 発行日は記録に残してください。
- 期限切れに気づくのが遅れると間に合いません。
- 使えるかどうかを事前に確認してください。
- 案内の記載を確認してください。
- 取得の時期も計画に入れてください。
- 期限の確認は応募のたびに行ってください。
11一覧を作る
全体が見えます。
- 一覧の形にすると、全体が一目で見えます。
- 企業を縦に、必要な書類を横に並べて、状態を印で表す——この形が分かりやすくなります。
- 空欄が残っていれば、そこがやるべきことです。
紙でも表計算でも構いません。本記事では特定のツールを示しません。選考の管理は選考管理の作り方｜進み具合を一覧にするで扱っています。
- 一覧を作る作業は、最初の一度だけです。
- 一覧は定期的に更新してください。
- 見える形にすることが目的です。
- 一覧があると、全体の進み具合も分かります。
- 更新しないと意味がなくなります。
- 状態が変わったら書き換えてください。
- 抜けを見つけるための道具です。
- 最初に作れば、後は更新だけです。
- 全体を見渡せる形にしてください。
12企業ごとにまとめる
取り出しやすくなります。
- 企業ごとにまとめておくと、面接の前にまとめて確認できます。
- 提出した書類の控え、企業からの案内、調べた内容——一か所に入れておいてください。
- 面接の直前に探すことになると、準備の時間が減ります。
- 状態別の分け方と組み合わせて使ってください。どちらか一方では不十分です。
- 面接の前に、その企業の分だけ取り出せる状態にしてください。
- まとめておくと、面接前の確認が短時間で済みます。
- 案内のメールも一緒にまとめてください。
- 企業ごとの封筒やファイルを使う方法もあります。
- 必要なものがまとまっていると安心できます。
- 取り出しやすい形にしてください。
- 面接の前に確認しやすくなります。
- 企業別にまとめると探す時間が減ります。
- 必要なものが一か所にあると安心です。
- 探す時間が減るだけでも価値があります。
13ファイル名の付け方
規則を決めてください。
- ファイル名に規則を決めておくと、探しやすくなります。
- 企業名、書類の種類、日付——この三つが入っていれば判別できます。
- 形式をそろえると、並べたときに整理されます。
ただし、提出時にファイル名の指定がある場合は、それに従ってください。手元の管理用と提出用を分けて考えてください。
- 名前の規則は、自分が分かれば十分です。
- 日付を先頭に置くと、並び順も整います。
- 提出用の名前は指定に従ってください。
- 自分が判別できる形にしてください。
- 規則を決めて運用してください。
- 形式を統一してください。
- 検索しやすい名前にしてください。
- 規則があると探しやすくなります。
14個人情報の扱い
注意が必要です。
- 応募書類には、氏名・住所・連絡先などの個人情報が含まれます。
- データを保存する場合、共有の設定を必ず確認してください。意図せず公開されることがあります。
- 大学や共用の機器で作業した場合、データを残さないようにしてください。
- 紛失した場合の影響が大きい書類です。扱いには十分注意してください。
- 個人情報を含む書類は、扱いに注意が必要です。
- 共用の機器では、作業後の確認を忘れないでください。
- データの共有設定は必ず確認してください。
- 個人情報の管理は自分の責任になります。
- 扱いを誤ると影響が大きくなります。
- 保管の場所も考えてください。
- 取り扱いには責任が伴います。
- 共有の際は範囲を確認してください。
- 注意して扱ってください。
- 紛失の影響は大きくなります。
15持ち歩くとき
必要なものだけにしてください。
- 持ち歩く書類はその日に必要なものだけにしてください。
- ケースに入れて折れや汚れを防いでください。
- 移動中の置き忘れに注意してください。個人情報が含まれます。
- 出発の前に、必要なものが入っているかを確認してください。忘れると提出できません。
- 持ち歩く前に中身を確認してください。
- 公共の場所で書類を出す際も注意してください。
- その日に使わないものは持ち出さないでください。
- 紛失に気づける状態にしておいてください。
- 持ち物の確認を習慣にしてください。
- 必要最小限にとどめてください。
- 移動中の管理にも注意してください。
- 持ち物は前日に確認してください。
16紛失したとき
早めに対応してください。
- 書類を紛失した場合、まず状況を確認してください。
- 証明書などは再発行できる場合があります。発行元に確認してください。
- ただし、再発行にも日数がかかります。締切に間に合うか確認してください。
再発行の可否や手続きは発行元にご確認ください。個人情報を含む書類を紛失した場合は、状況に応じて大学の窓口にも相談してください。
- 紛失に気づいた時点で動いてください。
- 再発行には日数がかかります。
- 状況に応じて相談してください。
- 締切との関係も確認してください。
- 早めの対応が選択肢を残します。
- 焦らず順に対応してください。
- 再発行の日数を確認してください。
17選考が終わったら
すぐには処分しないでください。
- 選考が終わっても、控えはしばらく残してください。
- 後から確認が必要になることがあります。入社後もしばらく保管する方が安全です。
- 次の応募の参考にもなります。書き方を見返せます。
- 不要になったものは分けておくと、後で処分しやすくなります。
- 保管の期間は長めに取ってください。
- 控えは次の応募でも参考になります。
- 整理の時間も確保してください。
- しばらくは手元に残しておいてください。
- 処分は落ち着いてから行ってください。
- 記録として残す価値があります。
- 入社後もしばらく残してください。
- 確認が必要になる場面があります。
- しばらく保管してください。
18処分の仕方
そのまま捨てないでください。
- 書類には個人情報が含まれます。そのまま捨てないでください。
- 内容が判読できない形にしてから処分してください。
- データも不要になったら削除してください。共有の設定も解除してください。
- 紙ゴミの出し方は自治体のルールに従ってください。
- 処分の方法も考えておいてください。
- 処分の前に、本当に不要かを確認してください。
- データの削除も忘れないでください。
- 判読できない状態にしてから捨ててください。
- データも忘れずに削除してください。
- 処分は慎重に行ってください。
19相談できる窓口
内容で分かれます。
- 必要な書類や形式は企業の案内で確認してください。
- 証明書に関することは大学の窓口にご確認ください。
- 管理の方法について迷う場合は、大学のキャリアセンターで相談できます。
紛失した場合の再発行については、発行元にご確認ください。紙ゴミの処分は自治体のルールに従ってください。
分からない点は確認してください。
窓口に確認すれば確実です。
20考え方の基本
状態で分けてください。
- 書類は作成中・提出済み・控えという状態で分けてください。企業ごとの分け方と組み合わせます。
- 控えは必ず残してください。手書きの場合、提出前にしか取れません。
- 一覧を作ると、抜けが見えます。空欄がやるべきことです。
- そして、個人情報の扱いには十分注意してください。処分の際も、そのまま捨てないでください。
- 仕組みがあれば、迷わずに済みます。
21よくある質問
どう分けて管理すればいいですか？
企業ごとに分けるだけでは、何が終わって何が残っているかが見えません。作成中・提出済み・控えという状態で分けてください。企業別の分け方と組み合わせると、両方の視点で確認できます。
控えは必ず必要ですか？
必ず残してください。面接では書いた内容について聞かれ、覚えていないと話がずれます。また、次に別の企業へ応募する際の参考にもなります。すべての書類について、提出前に控えを用意するのが基本です。
手書きの書類の控えはどうしますか？
提出前に複写を取るか、撮影して保存してください。後からは取れません。この工程を忘れると、何を書いたか分からないまま面接に臨むことになります。提出前の手順に組み込んでください。
出し忘れを防ぐには？
一覧を作ってください。企業を縦に、必要な書類を横に並べ、状態を印で表す形が分かりやすくなります。空欄が残っていれば、そこがやるべきことです。あわせて締切も記入してください。
証明書はいつ取ればいいですか？
申請から受け取りまで日数がかかることがあるため、早めに取得してください。必要な枚数を見込んでまとめて申請すると手間が減ります。また、発行からの期間に指定がある場合もあるため、応募先の案内を確認してください。
データはどう管理しますか？
保存先を一か所に決め、企業ごとにまとめてください。機器の故障に備えて別の場所にも保存しておくと安心です。ただし個人情報が含まれるため、共有の設定は必ず確認してください。意図せず公開されることがあります。
ファイル名はどう付けますか？
企業名、書類の種類、日付——この三つが入っていれば判別できます。形式をそろえると並べたときに整理されます。ただし提出時にファイル名の指定がある場合はそれに従ってください。手元の管理用と提出用は分けて考えてください。
書類をなくしてしまいました。
まず状況を確認してください。証明書などは再発行できる場合がありますが、日数がかかるため締切に間に合うか確認が必要です。再発行の可否や手続きは発行元にご確認ください。個人情報を含む書類を紛失した場合は、大学の窓口にも相談してください。
選考が終わった書類はどうしますか？
すぐには処分せず、しばらく残してください。後から確認が必要になることがあり、入社後もしばらく保管する方が安全です。次の応募の参考にもなります。不要になったものは分けておくと、後で処分しやすくなります。
処分するときの注意は？
個人情報が含まれるため、そのまま捨てないでください。内容が判読できない形にしてから処分してください。データも不要になったら削除し、共有の設定も解除してください。紙ゴミの出し方は自治体のルールに従ってください。
22まとめ｜状態で分けてください
書類は「作成中・提出済み・控え」という状態で分けてください。企業ごとに分けるだけでは、何が終わって何が残っているかが見えません。
控えは必ず残してください。面接では書いた内容について聞かれます。特に手書きの書類は、提出前にしか控えを取れません。
一覧を作ると抜けが見えます。企業を縦に、書類を横に並べ、状態を印で表してください。空欄がやるべきことです。
証明書など発行に時間がかかるものは、取得の予定も管理の対象です。直前に気づくと間に合いません。
最後に。書類には個人情報が含まれます。保管や持ち運び、共有の設定に注意してください。処分する際も、そのまま捨てないでください。
