同じ内容を複数社に出すとき｜変える部分と残す部分
事実は残し、設問への合わせ方と企業固有の部分を変えてください。切り分けは三層。①残す＝自分の経験・行動・数字（事実だから変わらない） ②調整する＝書き出しと字数（設問に合わせる） ③必ず書き換える＝企業に関する記述と志望理由——この三層で考えてください。事故が起きるのは③です。他社名の残り、前の設問向けの書き出し、合っていない字数——提出前にこの三点を必ず確認してください。…
同じ内容を複数社に出すこと自体は、問題ではありません。
応募先が増えれば、一社ごとにゼロから書くのは現実的ではありません。使い回しは前提として起こります。
問題になるのは、変えるべき部分を変えていないときです。企業名だけ差し替えて出すと、設問に答えていない文章になります。
この記事では、残す部分と変える部分の切り分け、変え忘れの防ぎ方、やってはいけない使い回しを整理します。
この記事を7枚で
1 / 701使い回しは前提
避けられません。
- 応募先が増えると、一社ごとにゼロから書く時間はありません。
- 自分の経験は同じですから、同じ材料を使うのは自然です。
- 問題は使い回しそのものではなく、変えるべき部分を変えていないことです。
- 何を残して何を変えるかを先に決めてください。
使い回しを罪悪感とともに捉える必要はありません。自分の経験は一つしかなく、それを複数の応募先に伝えるのは当然のことです。書類ごとに違う人格を作るわけではありません。
問題になるのは、受け取る側から見て「この設問に答えていない」と分かる状態です。設問が違うのに前の答えをそのまま貼れば、答えになりません。
- 切り分けを先に決めておくと、応募のたびに悩まずに済みます。作業として処理できるようになります。
- 応募先ごとに全文を書き下ろすと、一社あたりの時間が増え、結果として応募できる数が減ります。
- 使い回しの質は、事実の層をどれだけ作り込んだかで決まります。
- 応募の数が増えるほど、切り分けの効果が大きくなります。最初に決めておいてください。
- 使い回しをしないと決めると、応募数を減らすことになります。現実的な選択ではありません。
- どこまで使い回すかは、設問の近さで判断してください。
- 切り分けを決めていないと、毎回すべてを読み直すことになります。時間がかかります。
- 使い回しを前提にすると、原本の作り込みに集中できます。
02三層で切り分ける
この整理で足ります。
- 切り分けは三層です。
- 残す層、調整する層、必ず書き換える層——この三つに分けてください。
- 事故が起きるのは第三層です。
- この三層を意識すると、確認する場所が決まります。
- 三層に分けておくと、確認すべき場所が限定されます。全文を毎回読み直す必要がなくなります。
- 時間がないときほど、この切り分けが効きます。どこだけ見ればよいかが決まっているためです。
- 三層の考え方は、志望理由にも自己PRにも同じように使えます。
- どの層に手を入れるかが決まっていれば、作業時間も見積もれます。
- 三層のうち、時間をかけるのは第一層です。第二層と第三層は作業です。
- 層ごとに作業の性質が違います。混ぜないでください。
- 三層で考えると、どこに時間をかけるべきかも決まります。
03残す部分
事実です。
- 残すのは事実です。
- 自分がした経験、行動、その理由、数字——これらは企業によって変わりません。
- この部分は一度作り込めば、どの企業にも使えます。
- 時間をかける価値があるのは、この層です。
事実の層は、最初に時間をかけて作り込んでください。ここが固まっていれば、以降の応募は調整だけで済みます。
事実の記述が具体的であるほど、どの設問にも対応しやすくなります。抽象的だと、設問ごとに書き直すことになります。
- 事実の層を作り込む作業は、棚卸しの延長です。材料が揃っていれば短時間で終わります。
- 事実の層は、複数の設問で共有できます。
- 事実の層が曖昧だと、どの設問にも合わせにくくなります。
- 事実の層は、一度作れば就活の期間を通して使えます。
- 事実の層を厚くしておくと、調整だけで多くの設問に対応できます。
- 事実の層は、面接で話す内容とも共通します。
04調整する部分
設問に合わせます。
- 調整するのは書き出しと字数、強調する部分です。
- 同じ経験でも、設問によって厚く書く場所が変わります。
- 書き出しを設問の言葉に合わせると、答えている形になります。
- ただし、事実の部分は変えないでください。
- 調整の層は、作業としては軽い部分です。一文の書き換えと字数の調整で終わります。
- 強調する場所を変えるだけでも、設問への答え方が変わります。同じ材料から違う面を出せます。
- 調整の作業は、設問を読んでから行ってください。順番が逆だと合いません。
- 強調する部分を変えるだけで、同じ材料が違う設問に対応します。
- 調整の作業は、設問ごとに数分で終わります。
- 調整は機械的な作業にできます。
- 調整の作業に迷ったら、設問に戻ってください。
- 設問ごとの調整は、慣れると数分で終わります。
05必ず書き換える部分
企業に関する記述です。
- 企業に関する記述は必ず書き換えてください。
- 企業名、事業の説明、志望理由、応募職種——すべて企業ごとに違います。
- ここを変え忘れると、他社向けの文章が残ります。
- 最も注意が必要な層です。
書き換えの層は、企業を調べた結果がそのまま入る部分です。調べていなければ書き換えようがありません。
- この層を軽視すると、どこでも通じる文章になります。
- 書き換える部分を一覧にしておくと、確認が速くなります。
- 企業に関する記述は、調べた内容から書いてください。
- 書き換えを忘れた箇所は、読み手にすぐ分かります。
- 書き換える箇所を原本に印を付けておくと、忘れません。
- 企業の記述は、応募先ごとに新しく書く前提でいてください。
- 書き換えの層を丁寧にやると、内容が固有になります。
06事実は変えない
食い違いが起きます。
- 企業に合わせて事実を変えないでください。
- 人数や期間を企業ごとに変えると、自分でも分からなくなります。
- 面接で掘り下げられたとき、書いた内容と話す内容がずれます。
- 事実と異なる内容を書くことは推奨しません。
事実を変えたくなるのは、企業に合わせたいという気持ちからです。しかし合わせるのは事実ではなく、どの事実を選ぶかです。
複数社の選考が同時に進むと、どこに何を書いたか分からなくなります。事実が統一されていれば、その混乱が起きません。
- 事実を統一しておくと、複数社の面接が並行しても混乱しません。
- 数字を統一しておくと、面接でも同じ答えが返せます。
- 事実の統一は、自分の負担を減らすためでもあります。
- 事実を変えないという原則は、書類でも面接でも同じです。
- 事実の記録を一箇所に持っておくと、統一が保てます。
- 複数社で同じ事実を使うことは、問題ではありません。
07設問に合わせる
まず設問を読んでください。
- 使い回す前に、設問を読んでください。
- 前の企業の設問と違えば、そのまま貼っても答えになりません。
- 設問がずれている場合は、合わせるか材料を変える必要があります。
- 材料の選び方はエピソードの選び方｜どの経験を使うか決めるで扱っています。
- 設問は企業ごとに言葉が違います。似ているようでも、聞いている範囲が違うことがあります。
- 設問を読まずに貼ると、字数だけ合っていて内容が答えになっていない状態になります。
- 設問の言葉が違えば、答え方も変える必要があります。
- 設問を読む時間は、使い回しの時間に必ず含めてください。
- 設問が同じであれば、内容もほぼ同じで構いません。
- 設問の違いに気づかないまま貼るのが、最も多い失敗です。
- 設問を読む工程を省かないでください。
- 設問の言葉を書き出してから照合すると確実です。
08書き出しを変える
最初の一文が効きます。
- 書き出しの一文を設問に合わせるだけで、答えている形になります。
- 設問の言葉を使うと、対応が明確になります。
- 手間は一文分です。効果に対して負担が小さい工程です。
- 順番の考え方は結論から書く｜文章の順番の直し方で扱っています。
- 書き出しを変える作業は、慣れると数十秒で終わります。
- 設問の言葉をそのまま使うと、対応関係が明確になります。
- 最初の一文が設問に答えていれば、その後の内容は使い回せることが多くあります。
- 書き出しの言葉は、設問から取るのが最も確実です。
- 書き出しだけで印象が変わることがあります。
- 設問に対応した書き出しは、読み手の理解も助けます。
- 書き出しを変えるだけで、設問への対応が示せます。
09字数を合わせる
指定を確認してください。
- 字数の指定は企業ごとに違います。
- 前の企業の字数のまま出すと、指定に沿っていないことになります。
- 削る場合は状況の説明から、足す場合は行動の細部からにしてください。
- 指定は応募先企業の案内で確認してください。
- 字数の指定は、企業ごとに大きく違うことがあります。前の企業の分量が使えるとは限りません。
- 削るときも足すときも、事実の部分は変えないでください。
- 字数を合わせる作業は、削る方が難しくなります。余裕を持って書いてください。
- 字数の指定は、募集の案内に記載されていることが一般的です。
- 字数が大幅に余る場合も、指定に沿っていないと見なされることがあります。
- 字数の確認は、提出画面でも行ってください。
- 字数を合わせた後、内容が通るかを読み直してください。
10志望理由は別
使い回せません。
- 志望理由は企業固有です。そのまま使い回せません。
- ただし、自分側の理由は共通していても構いません。
- 変えるのは企業側の材料とつながりの部分です。
どこでも言える内容になっていないか確認してください。志望理由が弱いと感じたら｜足りない情報を埋めるで扱っています。
- 志望理由は、調べた量がそのまま出る部分です。使い回そうとすると、調べていないことが表れます。
- 自分側の理由が固まっていれば、企業側の材料を差し替えるだけで済みます。
- 志望理由を使い回すと、掘り下げで答えられなくなります。
- 企業側の材料が一つでもあれば、志望理由は固有になります。
- 志望理由を作る時間は、応募先ごとに確保してください。
- 志望理由の使い回しは、掘り下げで必ず表れます。
- 志望理由に使う材料は、応募先ごとに集めてください。
- 志望理由だけは、毎回新しく作る前提でいてください。
11事故の三つ
これを確認してください。
- 使い回しの事故は三つに集中します。
- 他社名が残っている、書き出しが前の設問向け、字数が合っていない——この三つです。
- どれも提出前の確認で防げます。
- 時間がないときほど起きます。確認を工程に入れてください。
- 三つの事故は、どれも内容の質とは無関係です。確認さえすれば防げます。
- 事故が起きると、内容がどれだけ良くても印象に影響します。
- 事故の三つは、いずれも短時間の確認で防げます。
- 事故を防ぐ確認は、慣れれば数分で終わります。
- 三つの事故は、提出前の数分で防げます。
- 事故の確認は、他人に見てもらっても構いません。
- 事故が起きた後に気づいても、提出後は直せません。
- 提出前の確認は、三点に絞れば短時間で済みます。
12他社名の残り
最も多い事故です。
- 他社名が残る事故が最も多くなります。
- 冒頭の社名は直しても、文中の途中に残ることがあります。
- 全文を検索して確認してください。目視だけでは見落とします。
- グループ会社名や略称も確認対象です。
- 社名の検索は、正式名称だけでなく略称でも行ってください。
- 複製元に他社名が残っていると、以降すべての複製に混入します。原本の管理が重要です。
- 検索での確認は、提出の形式によってはできない場合があります。その場合は通読してください。
- 社名の混入は、受け取る側にすぐ分かります。
- 原本に他社名が入らないようにしておくことが、最も確実な予防です。
- 検索での確認は、提出前の最後の工程にしてください。
- 原本の管理が、社名混入を防ぐ最大の対策です。
13提出前の確認
工程に入れてください。
- 提出前の確認を工程に入れてください。
- 社名の検索、設問への対応、字数、誤字——この四つを見ます。
- 数分で終わります。省くと事故が起きます。
提出直前ではなく、時間に余裕を持って確認してください。詳しくはエントリーシートの提出前チェック｜誤字・字数・締切の確認で扱っています。
確認の工程を省くのは、時間がないときです。だからこそ、確認の時間を最初から見込んでおいてください。
- 確認は提出の直前ではなく、少し前に行ってください。直すための時間が必要です。
- 確認の項目を固定しておくと、毎回同じ精度で見られます。
- 確認を終えてから提出する順番を守ってください。
- 確認の項目は、チェックする順番も決めておくと漏れません。
- 確認に使う時間は、書く時間の一部として見込んでください。
- 確認の習慣がつくと、事故はほぼなくなります。
- 確認を終えるまで提出しないと決めてください。
14元の原稿を管理する
原本を分けてください。
- 元になる原稿は、企業名を入れない状態で持ってください。
- そこから企業ごとに複製して、必要な部分を書き換えます。
- 原本を直接上書きしないでください。前の企業向けの内容が混ざります。
- ファイル名に企業名を入れると、取り違えを防げます。
- 原本を企業名なしで持つと、複製するたびに書き換える場所が明確になります。
- 複製したファイルは、提出後も残しておいてください。面接前に確認できます。
- 原本を更新したら、以降の複製に反映されます。管理が一箇所で済みます。
- ファイルの命名規則を決めておくと、取り違えが減ります。
- 複製元と提出版を混同しないようにしてください。
- 原本は一箇所で管理してください。
- ファイルが増えても、命名規則があれば管理できます。
15どこに何を出したか
記録してください。
- どの企業にどの内容を出したかを記録してください。
- 社数が増えると、何を書いたか分からなくなります。
- 面接の前に確認できると、書いた内容と話す内容が揃います。
- 記録の作り方は選考管理の作り方｜進み具合を一覧にするで扱っています。
- 記録がないと、面接の直前に何を書いたか探すことになります。
- 記録は簡単な一覧で構いません。企業名、設問、使った材料の三つで足ります。
- 記録を付けるのは提出直後が最も正確です。
- 記録があると、次の応募でも判断が速くなります。
- 記録は、面接の準備でも使えます。
- 記録がないと、同じ内容を重複して出すこともあります。
- 記録は、就活が終わるまで残しておいてください。
- 記録の形式は簡単なもので構いません。
16掘り下げに備える
書いた内容は聞かれます。
- 提出した内容は面接で聞かれます。
- 事実を統一していれば、どの企業でも同じ説明ができます。
- 企業ごとに事実を変えていると、どれを話したか分からなくなります。
- 面接の前に、その企業に出した内容を読み返してください。
- 提出した内容と話す内容が違うと、そこを起点に質問が続きます。
- 事実を統一していれば、どの企業でも同じ説明で通ります。
- 面接前に提出内容を読み返す習慣をつけてください。
- 提出内容を覚えていない状態で面接に臨まないでください。
- 事実が一貫していれば、掘り下げは怖くありません。
- 面接前の読み返しは数分で済みます。
- 提出内容と話す内容を揃えることが、最も基本的な準備です。
17他人の文章
推奨しません。
- 他人が書いた文章を自分のものとして提出することは推奨しません。
- 自分の経験ではないため、掘り下げられると答えられません。
- 参考にする場合も、構成の参考までにしてください。
- 内容は自分の材料から作ってください。
- 他人の文章は、その人の経験に合わせて作られています。自分の材料には合いません。
- 構成だけを参考にして、内容は自分で作ってください。
- 自分の材料から作った文章は、掘り下げにも耐えます。
- 参考にするのは構成までにとどめてください。
- 自分の言葉で書いた文章は、話すときにも使えます。
- 他人の経験は、自分の掘り下げには使えません。
18やらない方がいいこと
いくつかあります。
- 社名だけ変えて出さないでください。設問に答えていません。
- 事実を企業ごとに変えないでください。掘り下げで崩れます。
- 提出前の確認を省かないでください。事故はここで防げます。
- 原本を上書きしないでください。前の企業の内容が混ざります。
- 時間がないことを理由に確認を省かないでください。
- 使い回しの範囲を広げすぎないでください。設問が違えば作り直す判断も必要です。
- 原本を上書きすると、前の企業向けの記述が次に混ざります。
- 設問が大きく違う場合は、使い回しをやめる判断も必要です。
- 確認を省いた結果の事故は、取り返しがつきません。
19相談できる窓口
内容で分かれます。
- 書き方について迷う場合は、大学のキャリアセンターで相談できます。
- 設問や字数の指定は応募先企業の案内で確認してください。
- 周囲の人に読んでもらうと、設問とずれていないかが分かります。
- 不明な点は応募先に問い合わせてください。
- 相談するときは、複数社に出した文章を持っていくと、使い回しの状態を見てもらえます。
- 設問の解釈に迷う場合は、応募先に確認できることもあります。
- キャリアセンターでは、複数社分をまとめて見てもらえることがあります。
20考え方の基本
事実は残し、企業の部分は変えてください。
- 使い回し自体は問題ではありません。変えるべき部分を変えていないことが問題です。
- 残すのは事実、調整するのは書き出しと字数、必ず変えるのは企業に関する記述です。
- 提出前に他社名・書き出し・字数の三点を確認してください。
- そして、事実を企業ごとに変えないでください。掘り下げで崩れます。
- 使い回しは効率のための手段です。目的は設問に答えることです。
- 手段が目的を損なわないよう、確認を工程に入れてください。
- 切り分けを決めておけば、応募のたびに悩みません。
- 事実を残し、企業の部分を変える。この二点が原則です。
- 最後に、使い回しは準備の一部です。手を抜くことではありません。
- 三層の切り分けを覚えておけば、どの書類にも使えます。
- 効率化と正確さは両立します。切り分けがその方法です。
- 残す・調整する・書き換える。この三つを覚えてください。
21よくある質問
使い回してもいいのですか？
使い回し自体は問題ではありません。応募先が増えれば一社ごとにゼロから書く時間はなく、自分の経験は同じですから同じ材料を使うのは自然です。問題は、変えるべき部分を変えていないことです。
何を残して何を変えますか？
三層で考えてください。残すのは事実（経験・行動・理由・数字）、調整するのは書き出しと字数、必ず書き換えるのは企業に関する記述と志望理由です。事故が起きるのは三つ目の層です。
数字を企業ごとに変えてもいいですか？
変えないでください。人数や期間を企業ごとに変えると自分でも分からなくなり、面接で掘り下げられたときに書いた内容と話す内容がずれます。事実と異なる内容を書くことは推奨しません。
設問が違う場合はどうしますか？
使い回す前に設問を読んでください。前の企業の設問と違えば、そのまま貼っても答えになりません。書き出しの一文を設問の言葉に合わせるだけでも、答えている形になります。合わない場合は材料を変えてください。
よくある失敗は？
三つに集中します。他社名が残っている、書き出しが前の設問向け、字数が合っていない——この三つです。どれも提出前の確認で防げますが、時間がないときほど起きます。確認を工程に入れてください。
他社名の確認方法は？
全文を検索してください。冒頭の社名は直しても文中の途中に残ることがあり、目視だけでは見落とします。グループ会社名や略称も確認対象です。
志望理由も使い回せますか？
志望理由は企業固有なので、そのままは使い回せません。ただし自分側の理由は共通していて構いません。変えるのは企業側の材料とつながりの部分です。どこでも言える内容になっていないか確認してください。
原稿はどう管理しますか？
元になる原稿は企業名を入れない状態で持ち、そこから企業ごとに複製して書き換えてください。原本を直接上書きすると、前の企業向けの内容が混ざります。ファイル名に企業名を入れると取り違えを防げます。
何を出したか分からなくなります。
どの企業にどの内容を出したかを記録してください。社数が増えると把握できなくなります。面接の前に確認できると、書いた内容と話す内容が揃います。
他人の文章を参考にしてもいいですか？
他人が書いた文章を自分のものとして提出することは推奨しません。自分の経験ではないため、掘り下げられると答えられません。参考にする場合も構成の参考までにして、内容は自分の材料から作ってください。
22まとめ｜事実は残し、企業の部分を変えてください
使い回し自体は問題ではありません。応募先が増えれば避けられません。
切り分けは三層です。残す＝事実、調整する＝書き出しと字数、必ず書き換える＝企業に関する記述。
事故は三つに集中します。他社名の残り、前の設問向けの書き出し、合っていない字数——提出前に必ず確認してください。
事実は企業ごとに変えないでください。複数社で話が食い違い、掘り下げで崩れます。
最後に。原本は企業名を入れない状態で管理してください。そこから複製して書き換えます。他人が書いた文章を自分のものとして提出することは推奨しません。評価の基準については本記事では判断できません。
