エントリーシートの提出前チェック｜誤字・字数・締切の確認

01探すのは事故

内容の良し悪しは、この段階で変えられません。

提出前の確認で、内容を練り直そうとしないでください。それは書く段階の作業です。

確認の段階でやるべきなのは、致命的なミスが残っていないかを探すことです。内容が多少弱くても選考は進む可能性がありますが、企業名の間違いは一発で終わる可能性があります。

この二つを同時にやろうとすると、どちらも中途半端になります。読み返しながら文章を直し始めると、そこに気を取られて形式の確認が飛びます。

内容を直したくなったら、いったん書く段階に戻ってください。そして直し終わってから、あらためて確認の作業に入ってください。順番を混ぜないことが重要です。

書き上げた直後は達成感があり、早く出してしまいたくなります。その気持ちのまま送信すると、確認の工程そのものが飛びます。書き終わりと提出のあいだに、別の作業として確認を挟むと決めておいてください。

確認を面倒に感じるのは、作業として地味だからです。しかし時間あたりの効果で言えば、文章を一時間かけて磨くより、五分の確認で企業名の誤りを一つ見つける方が結果に効きます。

02時間を置く

書いた直後は読めません。

書いた直後の自分は、文章を目で読んでいません。頭の中にある「書いたつもりの内容」を再生しています。

だから、抜けた文字も、入れ替わった語順も、そのまま素通りします。これは注意力の問題ではなく、書いた本人には必ず起きることです。

対策は単純で、時間を置くことです。一晩あければ、他人の文章に近い状態で読めるようになります。数時間でも効果があります。

この時間を確保するには、締切の直前に書き終えない必要があります。つまり、確認の時間を含めて日程を組むということです。締切の管理については締切の管理｜出し忘れが起きる仕組みを断つで扱っています。

時間を置けない状況もあります。その場合でも、いったん別のことをして頭を切り替えるだけで違います。数分席を立つ、他の企業の作業をする——完全な一晩でなくても、記憶の鮮度は下がります。

提出まで日数がある企業から先に書き終えておくと、自然に時間を置けます。

03見る順番

致命度の高い順に確認してください。

1. 1企業名・固有名詞
2. 2字数
3. 3誤字脱字
4. 4設問とのずれ
5. 5提出方法と締切

確認には順番があります。致命度の高いものから見てください。

最初に見るのは企業名と固有名詞です。ここが間違っていると、内容がどれだけ良くても意味がなくなる可能性があります。

次が字数。指定を満たしていなければ、そもそも受け付けられないことがあります。そのあとに誤字脱字、設問とのずれ、最後に提出方法と締切を確認します。

この順番で見ると、時間が足りなくなったときでも重要な部分は済んでいます。逆に誤字から見始めると、細かい部分に時間を使い切って企業名を見ないまま出すことになります。

この五項目を紙やメモに書き出して、確認するたびに順に見ていく形にすると抜けません。毎回思い出しながらやると、その日の疲れ具合で見る範囲が変わります。

慣れてくると順番は体に入りますが、最初のうちは明示的に一つずつ潰してください。

04企業名の確認

正式名称を確認してください。

企業名は、正式名称を募集要項で確認してください。普段目にしている呼び方と正式名称が違うことがあります。

「株式会社」が社名の前につくのか後ろにつくのか、漢字なのかカタカナなのか——こうした部分も確認してください。

グループ全体の名称と、実際に応募する会社の名称が違うこともあります。どの法人に応募しているのかを確認してください。

そして、文中に企業名が複数回出てくる場合はすべて確認してください。一か所だけ直して、他が残っているという事故が起きます。

応募先が持ち株会社なのか事業会社なのかで、名称が変わることもあります。募集要項に記載されている名称をそのまま使うのが最も確実です。

社名の表記に記号や中黒が含まれることもあります。細部まで見てください。

05使い回しの事故

最も多い致命的ミスです。

一度書いた文章を別の企業に流用すること自体は、時間の使い方として否定されるものではありません。ただし、事故のリスクが跳ね上がります。

残りやすいのは、他社の社名、他社の事業内容、他社にしかない制度の名前です。「御社の◯◯という取り組みに」と書いた◯◯が、実は別の会社のものだったという事故が起こります。

流用した場合は、固有名詞をすべて洗い出して一つずつ確認してください。文章を通しで読むだけでは見つかりません。読み流してしまうからです。

特に危険なのが、業界の違う企業から流用した場合です。社名を置き換えても、前提となる話が噛み合わないまま残ります。志望動機の考え方については志望動機の書き方・例文｜「なぜこの会社か」を伝える3ステップで扱っています。

固有名詞の確認は、文章を読むのではなく単語を拾う作業です。企業名、サービス名、事業の名前、制度の名前——これらだけを目で追ってください。読む速度を落とすと見つかりやすくなります。

業界が近い企業ほど、内容が成立してしまうため気づきにくくなります。

06字数の確認

指定を満たしてください。

字数の指定がある場合、それを満たしているかを確認してください。

上限を超えていると、入力欄に入りきらない、あるいは途中で切れることがあります。Web上の入力欄では、超えた分が黙って消えることがあります。

下限や目安が示されている場合、大きく下回ると熱意が低いと受け取られる可能性があります。ただし、無理に薄い内容で埋めることが良いとは限りません。

空白や記号、改行を字数に含めるかどうかは、企業の指定によって異なります。明記がない場合の扱いに迷ったら、上限にぎりぎり寄せない方が安全です。

入力欄に文字数の表示が出る場合でも、企業側の数え方と一致しているとは限りません。指定がある場合は、その指定に従って自分でも確認してください。

07誤字脱字

見つけ方に工夫が要ります。

誤字脱字は、普通に読んでいても見つかりません。目が勝手に補正するためです。

効果があるのは声に出して読むことです。読めない箇所で引っかかるので、抜けた文字に気づけます。

文を最後から一つずつ読むという方法もあります。文脈がつながらなくなるため、一文ずつ独立して確認できます。

最も多いのが変換ミスです。同じ読みの別の漢字は、文章としては成立してしまうため気づきにくくなります。機械的な確認機能は補助として使えますが、すべてを検出するとは限りません。

時間がないときは、少なくとも固有名詞と数字だけは確認してください。この二つは間違えたときの影響が大きい部分です。

数字の間違いは、年号・人数・期間などで起きます。

08設問とのずれ

聞かれたことに答えていますか。

書いているうちに、聞かれたことからずれることがあります。

確認のときに、設問文をもう一度読んでから自分の文章を読んでください。書いた内容を覚えている状態だと、設問を読み飛ばします。

設問の中に複数の問いが含まれていることがあります。「◯◯について、△△を踏まえて述べてください」という形なら、両方に答える必要があります。

「具体的に」「一つ挙げて」といった条件が指定されている場合も、それを満たしているか確認してください。設問文と自分の文章を並べて見ると、ずれが見つけやすくなります。

設問を読み直すときは、一文ずつ区切って読んでください。長い設問ほど、後半の条件が抜け落ちます。

設問の意図が分からない場合は、キャリアセンターで相談できます。

09形式の確認

指定があれば従ってください。

提出の形式について指定がある場合、それに従ってください。

ファイルの形式、ファイル名の付け方、所定の様式を使うかどうか、写真が必要かどうか——指定の内容は企業によって異なります。

指定を守っていないと、内容を見てもらえないまま処理される可能性があります。

必ず募集要項や案内を確認してください。本記事では特定の形式を推奨しません。不明な点は応募先の企業に確認してください。

指定が曖昧に感じられる場合でも、自己判断で変えないでください。分からない点は確認する方が安全です。

10手書きの場合

書き直しの時間を見込んでください。

手書きで提出する場合、いきなり本番の用紙に書かないでください。

別の紙で下書きを完成させ、字数と内容を確定させてから清書してください。書きながら考えると、途中で足りなくなったり余ったりします。

書き損じたときは、基本的に書き直しになります。そのため、用紙は多めに用意しておいてください。所定の様式がある場合、入手方法も確認が必要です。

清書には想定より時間がかかります。締切の前日に始めると間に合わないことがあります。

下書きの段階で字数を確定させておくと、清書のときに考える必要がなくなります。書く作業だけに集中できます。

11Web提出の場合

入力中に消えることがあります。

Web上の入力欄に直接書き込むことは避けてください。

接続が切れる、一定時間で画面が切り替わる、誤って戻るといった理由で入力した内容が消えることがあります。

別の場所で文章を作り、完成したものを貼り付ける形にしてください。手元にも内容が残ります。

貼り付けた後は、改行や記号が崩れていないかを確認してください。そして、送信のボタンを押して完了の画面まで進んだかを必ず確認してください。入力しただけで送信できていない、という事故が起こります。

入力の途中で保存できる仕組みがある場合は、こまめに保存してください。ただし保存できるかどうかは提出の仕組みによります。

送信後に確認のメールが届く場合は、それも確認してください。

12ファイルで出す場合

開けるか確認してください。

メールで送る場合、添付し忘れが非常に多い事故です。送信前に添付されているかを見てください。メールの書き方は就活メールの書き方｜送信する前に確認することで扱っています。

ファイル名に指定がある場合、その形式を正確に守ってください。指定がない場合も、自分の名前が分かる形にしておくと相手が扱いやすくなります。

13締切の確認

日付だけでなく時刻も見てください。

締切は、日付だけでなく時刻も確認してください。「その日のうち」ではなく、時刻が指定されていることがあります。

郵送の場合、必着なのか消印有効なのかで必要な日数が変わります。

複数の企業を同時に受けていると、締切を取り違えることが起こります。企業ごとに記録してください。選考の管理については選考管理の作り方｜進み具合を一覧にするで扱っています。

14直前に出さない

余裕を持って出してください。

締切の直前は、提出が集中します。そのため、つながりにくくなることがあります。

その時間帯に接続の不具合が起きても、対応する時間がありません。間に合わなければ、それで終わりです。

また、直前まで書いていると確認の時間が取れません。時間を置いて読み返すこともできません。

可能であれば、締切の前日までに提出してください。少なくとも、当日の早い時間に済ませてください。

提出が終わっていれば、その後の時間を別の企業の準備に使えます。早く出すことには、心理的な余裕を作る意味もあります。

15人に読んでもらう

自分では気づけない部分があります。

自分の文章は、どうしても自分では読みきれません。

大学のキャリアセンターでは、書類について相談できる場合があります。使い方は大学のキャリアセンターの使い方｜在学中にできる相談の中身で扱っています。

その業界を知らない人に読んでもらうことにも意味があります。前提を知らない人に伝わるかが分かります。

ただし、読んでもらうには時間が必要です。締切の直前に頼むと相手にも負担になります。余裕を持って依頼してください。

読んでもらうときは、何を見てほしいかを伝えてください。漠然と渡すより具体的な指摘が返ってきます。

16同じ内容を出すとき

確認の量が増えます。

経験の説明など、企業によらず使える部分はあります。毎回ゼロから書く必要はありません。

一方、その企業についての部分は当然変わります。ここを変え忘れると事故になります。

「前にも使った文章だから大丈夫」という油断が、最も確認を甘くします。使い回すときほど、固有名詞の確認を丁寧に行ってください。

どの企業にどの内容を出したかも記録してください。面接で聞かれたときに答えられなくなります。

企業ごとに変える部分がどこかを、あらかじめ決めておくと確認が早くなります。

17控えを残す

面接で必要になります。

面接の直前に読み返せるよう、すぐ出せる形で保管してください。面接で聞かれることについては面接でよく聞かれる質問20選と答え方｜逆質問・オンライン面接もで扱っています。

保存の形式は、あとで開けるものにしてください。特殊な形式だと面接直前に見られないことがあります。

どの企業にいつ何を出したかも、あわせて記録しておいてください。

18出した後に気づいたら

落ち着いて判断してください。

提出後にミスに気づくことがあります。まず、どの程度のものかを見てください。

軽微な誤字について、あらためて連絡することは一般的ではありません。連絡すること自体が相手の手間になります。

企業名の誤りなど大きなものについては、対応の判断が分かれます。本記事では正解を示せません。大学のキャリアセンターに相談してください。

そもそも送信できていなかった場合は、すぐに状況を確認してください。そして、次から同じことが起きない手順に変えてください。

同じミスが繰り返されるなら、注意力ではなく手順の問題です。手順を変えてください。

19相談できる窓口

頼れる先があります。

書類について相談したい場合、まず大学のキャリアセンターを使ってください。

形式や締切など提出に関する事実は、募集要項に書かれています。

それでも分からない場合は、応募先の企業に確認して構いません。募集要項に問い合わせ先が記載されていることがあります。

専門分野の内容をどう説明するかは、ゼミや研究室の先生に相談できる場合もあります。

相談は早い時期ほど受けやすくなります。混み合う前に使ってください。

20考え方の基本

時間を置いて、順番に見る。

21よくある質問

22まとめ｜事故を探す作業だと考えてください

提出前のチェックは、内容を良くする作業ではありません。致命的なミスが残っていないかを探す作業です。この二つを混ぜると、どちらも中途半端になります。

書いた直後は読めません。時間を置いてから読み返してください。一晩あけば、他人の文章に近い状態で読めるようになります。

見る順番は、企業名・字数・誤字・設問とのずれ・提出方法と締切。致命度の高い順に確認すれば、時間が足りなくなっても重要な部分は済んでいます。

使い回しは事故が起きやすくなります。固有名詞をすべて洗い出して、一つずつ確認してください。通しで読むだけでは見つかりません。

最後に。締切の直前に提出しないでください。確認の時間も、不具合への対応の時間も残りません。なお、提出方法・形式・締切は企業によって異なります。必ず募集要項をご確認ください。