BASIC
辞退の連絡の基本は5つ
辞退の連絡には、おさえておきたい決まりがあります。どの段階でも次の5つを守れば、失礼になりません。
- 1決めたら、すぐに連絡する
企業は、あなたのために面接官や会場を用意しています。連絡が早いほど、ほかの学生に枠を回すなどの手配ができます。迷っている間はそのままでもかまいませんが、決めたらその日のうちに伝えましょう。
- 2段階と時期で、メールか電話かを選ぶ
書類選考中や、面接まで日がある場合はメールで大丈夫です。面接の前日・当日や、内定辞退は、まず電話で伝えるのが丁寧とされます。企業から「辞退はメールで」などの案内があれば、それに従います。
- 3最初に「辞退します」とはっきり言う
遠回しに書くと、担当者が日程の変更なのか辞退なのか迷ってしまいます。お礼のあとすぐに「辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と結論を伝えましょう。
- 4理由は短く、正直に
理由は「検討を重ねた結果」だけでも失礼ではありません。聞かれたら「別の会社への入社を決めました」など、短く答えます。うそをついたり、相手の会社の悪いところを挙げたりするのはやめましょう。
- 5お詫びとお礼で締める
時間を使ってもらったことへのお礼と、迷惑をかけたことへのお詫びを、最後に必ず入れます。「貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」で締めると、きれいに終えられます。
WHICH
メールと電話の使い分け
辞退する時期によって、伝え方が変わります。迷ったら、より丁寧なほう（電話）を選びましょう。
| 場面 | 伝え方 | ポイント |
|---|---|---|
| 書類選考・Webテストの段階 | メール | マイページに辞退の手続きがあれば、それでもよい |
| 面接の2日以上前 | メール | どの面接か、日時を書く |
| 面接の前日・当日 | 電話→メール | 電話で伝えてから、記録としてメールを送る |
| インターンへの参加 | メール（直前なら電話） | 人数を決めて準備しているので、早めに |
| 内定（承諾する前） | 電話→メール | 電話がつながらなければメールで伝え、あとで電話も入れる |
| 内定（承諾した後） | 電話→メール | 必ず担当者に直接伝える。書類の返却も確かめる |
そのまま使えるメール例文8つ
〇〇の部分を自分の情報に書きかえて使ってください。自分から新しく送るメールなので、件名も例のように書きます（企業からのメールに返信する場合は、件名はそのままでかまいません）。
エントリーシートを出したあと、面接の日程がまだ決まっていない段階で選考をやめるとき
件名：選考辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 現在、貴社の選考に応募させていただいております。 大変恐縮ではございますが、検討を重ねた結果、今回は選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しい中、選考の機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
理由は「検討を重ねた結果」で十分です。くわしく書かなくても失礼にはなりません。
二次面接などの日程がすでに確定していて、その面接に行かずに選考をやめるとき（面接の2日以上前）
件名：二次面接辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 11月10日（火）14:00より二次面接のお時間をいただいておりましたが、検討を重ねた結果、選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 日程をご調整いただいたにもかかわらず、直前のご連絡となり大変申し訳ございません。 これまで選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
どの面接を辞退するのか、日時を書いておくと担当者がすぐに予定を取り消せます。
面接が翌日や当日に迫っていて、先に電話で伝えたあと、念のためメールでも送るとき
件名：本日の面接辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 先ほどお電話でもお伝えいたしましたが、本日11月10日（火）14:00からの一次面接を辞退させていただきたく、改めてご連絡いたしました。 直前のご連絡となり、多大なご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 これまでご対応いただき、誠にありがとうございました。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
前日・当日は、メールだけだと担当者が気づかないおそれがあります。まず電話をかけ、そのあとにこのメールを送りましょう。
インターンシップに参加が決まっていたが、都合が変わって参加できなくなったとき
件名：インターンシップ参加辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 このたびは、12月5日（土）から開催のインターンシップへの参加の機会をいただき、誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、大学の授業の日程と重なってしまったため、参加を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 準備を進めていただいている中、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。 ご検討いただいたことに、心より感謝申し上げます。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
インターンは人数を決めて準備していることが多いため、分かった時点ですぐに連絡しましょう。理由が言える場合は短く書きます。
内定の連絡を受け、まだ承諾の返事をしていない段階で、ほかの会社に決めたとき
件名：内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、熟慮の結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 自分の適性や将来について改めて考え、別の会社への入社を決めました。 選考では貴重なお時間をいただき、温かくご対応いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。 本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
内定辞退は電話で伝えるのが丁寧とされます。電話がつながらないときや、電話のあとに記録として送るときにこのメールを使いましょう。
内定承諾書を出したあとで辞退することになり、電話で伝えたあとに改めてお詫びを送るとき
件名：内定辞退のお詫び（〇〇大学 山田太郎） 株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 先ほどはお忙しいところ、お電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。 お電話でもお伝えいたしましたとおり、一度内定を承諾しておきながら、辞退のお願いをすることとなり、大変申し訳ございません。 入社に向けてご準備を進めていただいていたにもかかわらず、多大なご迷惑をおかけしましたことを、改めて深くお詫び申し上げます。 内定承諾書など、返却や手続きが必要な書類がございましたら、ご指示いただけますと幸いです。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
承諾後の辞退は、必ず電話で直接伝えてから送ります。書類の返却や手続きがあるかも確かめましょう。
辞退のメールを送ったあと、企業から「差し支えなければ理由を教えてください」と返信が来たとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 ご返信いただき、ありがとうございます。 辞退の理由についてお伝えいたします。 選考を通して、貴社の事業や社員の皆様の働き方に大変魅力を感じておりました。 その一方で、学生時代に学んだ〇〇を仕事で直接生かしたいという思いが強く、その分野に携われる別の会社への入社を決めました。 最後まで迷いましたが、自分の考えを優先する決断をいたしました。 ご丁寧にご対応いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。 これまで本当にありがとうございました。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
他社の名前は出さなくてかまいません。相手の会社を下げる言い方は避け、自分の考えとして伝えます。
企業から「承知しました」と返信が来て、最後に一言お礼を返したいとき
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。 ご丁寧にご返信いただき、ありがとうございます。 最後まで温かいお言葉をいただき、大変ありがたく思っております。 選考を通して〇〇様にお話を伺えたことは、私にとって大きな学びとなりました。 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 本当にありがとうございました。 ―――――――――――――――― 山田 太郎（やまだ たろう） 〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 4年 電話：090-0000-0000 メール：taro.yamada@example.ac.jp ――――――――――――――――
このメールは送らなくても失礼にはなりません。お世話になった担当者がいる場合に、短く送りましょう。
PHONE
電話で伝えるときの会話例
電話は、話す内容をメモにしてから、静かな場所でかけましょう。会話の流れを知っておくと、緊張しても落ち着いて話せます。
内定辞退や、内定承諾後の辞退を電話で伝えるとき。平日の昼間、始業直後・昼休み・終業前を避けてかける
あなた：お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の山田太郎と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。 （担当者に代わる） 担当者：お電話代わりました、〇〇です。 あなた：お世話になっております。〇〇大学の山田太郎です。内定の件でご連絡いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。 担当者：はい、大丈夫ですよ。 あなた：このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、熟慮の結果、内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。 担当者：そうですか。理由を伺ってもいいですか。 あなた：はい。自分の適性について改めて考え、別の会社への入社を決めました。選考では大変お世話になったにもかかわらず、申し訳ございません。 担当者：分かりました。残念ですが、承知しました。 あなた：ご迷惑をおかけし申し訳ございません。これまで本当にありがとうございました。失礼いたします。 （相手が電話を切ってから切る）
最初に「辞退します」とはっきり伝えるのが大切です。引き止められても、決めたことなら「申し訳ございませんが、決意は変わりません」と丁寧にくり返しましょう。
電話をかけたが、担当者が会議中・外出中だったとき
受付：あいにく〇〇は席を外しております。 あなた：さようでございますか。何時ごろお戻りになりますでしょうか。 受付：15時ごろには戻る予定です。 あなた：ありがとうございます。それでは、15時すぎに改めてお電話いたします。〇〇大学の山田太郎から電話があったことだけ、お伝えいただけますでしょうか。 受付：承知しました。 あなた：ありがとうございます。失礼いたします。
辞退の用件は、担当者本人に伝えます。受付の人に伝言をお願いするのは「電話があったこと」までにしましょう。
担当者の携帯電話や直通の番号にかけて、留守番電話になったとき
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の山田太郎です。内定の件でご連絡いたしました。改めてお電話いたします。お忙しいところ失礼いたしました。
留守番電話には辞退の内容を入れず、名前と「改めてかけ直す」ことだけを残します。何度かけてもつながらないときは、メール（例文⑤）で伝えましょう。
REASON
辞退の理由の言い方
理由を聞かれたときに使える言い方を、よくある理由ごとにまとめました。どれも、相手の会社を下げない言い方になっています。
ほかの会社に決めた
- 別の会社への入社を決めましたいちばん短く、よく使われる言い方
- 自分の適性を考え、別の会社に進むことにいたしました
- 〇〇の分野に携わりたいという思いが強く、その分野の会社に決めました他社の名前は出さなくてよい
仕事の内容・働き方を考え直した
- 選考を通して、自分のやりたい仕事について改めて考えました
- 勤務地について家族と相談し、地元で働くことに決めました
就職以外の道に進む
- 大学院への進学を決めました
- 公務員試験に挑戦することにいたしました
理由を言いにくいとき
- 一身上の都合により、辞退させていただきます体調や家庭の事情など
- 検討を重ねた結果、このような決断をいたしましたくわしく聞かれなければこれで十分
引き止められたり、「もう一度会って話しませんか」と言われたりすることもあります。気持ちが決まっているなら「ありがたいお言葉ですが、決意は変わりません」と、丁寧にくり返して断りましょう。
DO & DON'T
やりがちな失敗
こうする
- 辞退を決めたら、その日のうちに連絡する
- 件名に「辞退」と入れて、ひと目で用件が分かるようにする
- 電話は平日の昼間、静かな場所からかける
- 電話のあとも、記録としてメールを送る
- マイページの辞退ボタンを使ったときも、日程が決まっていればメールを送る
これはしない
- 連絡せずに面接を欠席する（いわゆる「無断辞退」）
- 「御社の〇〇が不満だった」など、相手の会社を下げる理由を言う
- うその理由を作り込む（あとで話が合わなくなる）
- ほかの会社の名前を、聞かれてもいないのに出す
- 引き止められて、その場であいまいな返事をする
CHECK
連絡する前のチェックリスト
0 / 10 できた
POINT
連絡しないのが、いちばん失礼
FAQ
よくある質問
選考の辞退はマイページのボタンだけでいい？
書類選考の段階なら、マイページの辞退の手続きだけで問題ないことが多いです。面接の日程が決まっている場合は、担当者が予定を組んでいるので、メールでも一言伝えましょう。
土日や夜に辞退のメールを送ってもいい？
メールは送ってもかまいませんが、営業時間内に送るほうが丁寧です。予約送信を使うと便利です。電話は必ず平日の営業時間内にかけましょう。
内定を承諾したあとでも辞退できる？
一般に、内定承諾書を出したあとでも辞退はできると考えられています。ただし企業は入社の準備を進めているので、分かった時点ですぐに電話で伝え、誠実にお詫びしましょう。会社に呼ばれて話すことになったら、一人で抱えず大学のキャリアセンターにも相談します。
電話で理由をしつこく聞かれたら？
言える範囲で短く答え、それ以上は「申し訳ございませんが、自分で考えて決めたことです」と伝えれば十分です。くわしく説明する義務はありません。
辞退したら、その会社にもう応募できない？
一般的には、辞退したことだけで今後の応募ができなくなるわけではありません。ただし扱いは企業によって違います。丁寧に連絡しておくことが、将来のためにもなります。
推薦で応募した会社を辞退したいときは？
大学や教授の推薦で応募した場合は、企業だけでなく推薦してくれた人にも関わります。企業に連絡する前に、まず大学のキャリアセンターや担当の先生に相談しましょう。
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あわせて使いたいテクニック
このページは Campi 編集部が作成しました（2026年10月24日更新）。例文は、自分の言葉と状況に合わせて書きかえて使ってください。企業から案内がある場合は、その指示を優先してください。